jueves, 21 de septiembre de 2017

¿Me es rentable automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa?

Me ha surgido recientemente un dilema que es un problema que a muchos de vosotros os habrá pasado en vuestro trabajo. Tengo que acceder muy frecuentemente a una información histórica de mi empresa que me lleva mucho tiempo cada vez que tengo que acceder a ella. En base a estas circunstancias me tuve que hacer la siguiente pregunta, ¿Me merece la pena analizar e invertir muchas horas de mi tiempo en automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa para mejorar en el futuro? Eso nos ha pasado a todos en muy distintos ámbitos de nuestro trabajo diario.




Claves para tomar una decisión.

A mí me acaba de pasar y he tenido que revisar facturas y contabilidades de los últimos 10 años porque llegué a la conclusión de que la inversión de tiempo me iba a aportar mucho en el futuro.
Yo me planteé las siguientes reflexiones :
  •  ¿Cada cuánto tiempo accedo a esta información y cuánto tiempo invierto actualmente para acceder a la misma?
  •  ¿Cuánto tiempo aproximadamente necesitaría para extraer la información que necesito y automatizar el acceso a ella?
  • Tengo que hacer un calendario y un planning para hacer el trabajo. Planificar cuánto tiempo y cuándo me voy a dedicar a extraer esta información antigua.
  • Beneficios que voy a obtener en el futuro. Yo enumeré lo que yo creía que iba  a mejorar mi trabajo y mi empresa si extraía esa información.
  • A medio/largo plazo cuánto tiempo me voy a ahorrar respecto a lo que ahora invierto cada vez que tengo que acceder a esa información.
  • Pensé en un sistema para seguir alimentando los datos en un futuro sobre esa información que yo creo valiosa. Yo me hice una base de datos con una serie de formularios para alimentar esa información en un futuro.
  • Tengo que explotar esa información de manera rápida, inmediata y eficaz. Yo me he elaborado unos informes que me van a permitir explotar esa información de una manera muy sencilla.
  • ¿Hay más personas en mi organización que se van a beneficiar de ese trabajo?. En mi caso pensé que la dirección y los socios de la empresa iban a poder acceder a una información valiosa mucho más rápido y les  iba a aportar valor para conocer mejor su empresa.
  • Estudio anterior a empezar el trabajo de cómo voy a organizar la información. Diseñé previamente una base de datos con sus distintas tablas relacionando unas con otras a través de índices claves que luego me iban a permitir explotar mejor la información. Un diseño puro de una base de datos relacional para luego mejorar el acceso a la información y el valor de la misma.
  • Me va a costar mantener la información que voy a ir incorporando a este nuevo sistema de control de parte de la información de mi empresa. Para que la carga fuera rápida diseñé unos formularios que me hacen muy ágil el seguir alimentando la base de datos en el futuro.





Decisión

En base a estas claves que me planteé previamente tomé la decisión de invertir más de 50 horas de mi tiempo en extraer esa información antigua de mi empresa. 

Tenemos que ser sinceros con nosotros mismos. Hay que poner en una balanza si el trabajo que nos vamos a tomar va a merecer la pena. Hay veces que igual no lo sabemos con seguridad y nos tenemos que lanzar a la piscina con un cierto riesgo de fracaso, pero hay otras que con las preguntas claves iniciales ya vamos a tener una respuesta. 



Yo lo tuve muy claro, me merecía la pena  porque iba a acceder a una información muy valiosa de manera inmediata por múltiples criterios distintos de selección de dicha información.
  • Yo accedía a esa información con mucha frecuencia y tenía que bucear en muchos datos cada vez que ncesitaba algo.
  • Si no lo hacía tendría que estar buscando en contabilidad, archivo, etc, cada vez que me surgiera una necesidad.
  • Ese trabajo habría que volver a repetirlo siempre que surgiera la necesidad de la búsqueda de cualquier tipo de información relacionada con lo que yo he automatizado.
  • Ahora lo encuentro todo y por el criterio que quiera en cuestión de pocos segundos.


Conclusiones


Siempre es mejor analizar antes que hacer, eso está muy claro. Pero dediquemos unas horas a analizarlo en profundidad para tomar la decisión adecuada. Y si vemos claro que el trabajo va a merecer la pena hay que tirar para adelante. Cuanto más automaticemos los procesos de trabajo de nuestra empresa y el acceso y la explotación de la información mejor conoceremos nuestra empresa y tomaremos decisiones más acertadas.

Asier Oñativia