Cierre de año, es hora de hacernos preguntas

Estamos en una época del año en la que nos toca hacer balance de muchas cosas. Por un lado afrontamos el cierre contable y económico de nuestras empresas que nos indicarán cómo ha ido nuestro año pero me voy a centrar más en preguntas que nos deberíamos de hacer para mejorar nuestro día a día. Voy a hacer especial hincapié en la digitalización de las empresas sin dejar de lado otros aspectos igual de importantes.

Preguntas globales que nos afecten a todos

Siempre es mejor empezar a preguntarnos por aspectos que afecten al conjunto de nuestra empresa. Problemas y ámbitos de mejora que nos permitan mejorar a todos. Hay multitud de circunstancias que hacen a cada empresa un mundo totalmente diferente al resto pero tenemos preguntas globales que nos pueden valer a casi todos.

• ¿Dónde se producen cuellos de botella en nuestra empresa que impiden agilizar el acceso a cierta información?
• ¿Podemos mejorar la imagen que transmitimos a nuestros clientes?
• ¿Nuestra imagen digital se corresponde con lo que realmente hacemos en nuestra empresa?
• ¿Tenemos unos clientes fieles y quizás ignoramos potenciales nuevos clientes porque estamos cómodos en nuestra situación actual?
• ¿Hacemos estudios de mercado y analizamos la competencia para mejorar internamente?
• ¿Pensamos en la digitalización total de las personas que se incorporan al mercado laboral y que han mamado desde pequeños esos nuevos conceptos que lo cambian todo?
• ¿Nos estamos actualizando a la transformación digital de las empresas? ¿Es suficiente lo que hacemos? ¿Tenemos una estrategia a medio/largo plazo para conseguir objetivos con esta transformación digital?
• ¿Cada año tenemos nuevos clientes? ¿Se rejuvenece la cartera actual de clientes con los que trabajamos?

Y así multitud de preguntas que nos deberíamos de hacernos y buscar respuestas a todas ellas. Siempre con sinceridad y sin engañarnos a nosotros mismos. Nos ayudará mucho.

Preguntas individuales a nosotros mismos

Las empresas las formamos las personas y debemos de ser autocríticos para conseguir que los objetivos comunes salgan adelante. Muchas de las preguntas globales tienen que acabar desglosadas en preguntas que nos tenemos que hacer cada uno de nosotros.

• ¿Tengo información en mi poder que podría valer al resto de mis compañeros y que sería mejor compartirla con todos?
• ¿Qué hago yo para dejar a nuestros clientes satisfechos?
• ¿Mi trabajo diario es transparente? ¿Todos mis compañeros saben lo que hago?
• ¿Hago algo para transmitir al exterior todo lo bueno que hacemos en nuestra empresa?
• ¿Miro lo que pasa fuera o me miro más el ombligo?
• ¿Soy consciente de las aptitudes de los nuevos actores que están entrando en el mercado laboral? ¿Hago algo para actualizarme?
• ¿Propongo en mi empresa a los responsables las ideas que me rondan en la cabeza para mejorar nuestra organización?
• ¿Trabajo realmente en equipo con todos mis compañeros?

Conclusiones

Como he comentado al principio es una época muy adecuada para reflexionar y mirar en qué podemos mejorar en nuestra empresa. Y si tenemos un buen año aún más, no vaya a ser que muramos de éxito. La autocomplacencia es el principio del fin para muchas empresas. Dediquemos un rato a hacer balance.

Asier Oñativia

¿Me es rentable automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa?

Me ha surgido recientemente un dilema que es un problema que a muchos de vosotros os habrá pasado en vuestro trabajo. Tengo que acceder muy frecuentemente a una información histórica de mi empresa que me lleva mucho tiempo cada vez que tengo que acceder a ella. En base a estas circunstancias me tuve que hacer la siguiente pregunta, ¿Me merece la pena analizar e invertir muchas horas de mi tiempo en automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa para mejorar en el futuro? Eso nos ha pasado a todos en muy distintos ámbitos de nuestro trabajo diario.

Claves para tomar una decisión.

A mí me acaba de pasar y he tenido que revisar facturas y contabilidades de los últimos 10 años porque llegué a la conclusión de que la inversión de tiempo me iba a aportar mucho en el futuro.

Yo me planteé las siguientes reflexiones :

•  ¿Cada cuánto tiempo accedo a esta información y cuánto tiempo invierto actualmente para acceder a la misma?
•  ¿Cuánto tiempo aproximadamente necesitaría para extraer la información que necesito y automatizar el acceso a ella?
• Tengo que hacer un calendario y un planning para hacer el trabajo. Planificar cuánto tiempo y cuándo me voy a dedicar a extraer esta información antigua.
• Beneficios que voy a obtener en el futuro. Yo enumeré lo que yo creía que iba  a mejorar mi trabajo y mi empresa si extraía esa información.
• A medio/largo plazo cuánto tiempo me voy a ahorrar respecto a lo que ahora invierto cada vez que tengo que acceder a esa información.
• Pensé en un sistema para seguir alimentando los datos en un futuro sobre esa información que yo creo valiosa. Yo me hice una base de datos con una serie de formularios para alimentar esa información en un futuro.
• Tengo que explotar esa información de manera rápida, inmediata y eficaz. Yo me he elaborado unos informes que me van a permitir explotar esa información de una manera muy sencilla.
• ¿Hay más personas en mi organización que se van a beneficiar de ese trabajo?. En mi caso pensé que la dirección y los socios de la empresa iban a poder acceder a una información valiosa mucho más rápido y les  iba a aportar valor para conocer mejor su empresa.
• Estudio anterior a empezar el trabajo de cómo voy a organizar la información. Diseñé previamente una base de datos con sus distintas tablas relacionando unas con otras a través de índices claves que luego me iban a permitir explotar mejor la información. Un diseño puro de una base de datos relacional para luego mejorar el acceso a la información y el valor de la misma.
• Me va a costar mantener la información que voy a ir incorporando a este nuevo sistema de control de parte de la información de mi empresa. Para que la carga fuera rápida diseñé unos formularios que me hacen muy ágil el seguir alimentando la base de datos en el futuro.

Decisión

En base a estas claves que me planteé previamente tomé la decisión de invertir más de 50 horas de mi tiempo en extraer esa información antigua de mi empresa. 

Tenemos que ser sinceros con nosotros mismos. Hay que poner en una balanza si el trabajo que nos vamos a tomar va a merecer la pena. Hay veces que igual no lo sabemos con seguridad y nos tenemos que lanzar a la piscina con un cierto riesgo de fracaso, pero hay otras que con las preguntas claves iniciales ya vamos a tener una respuesta. 

Yo lo tuve muy claro, me merecía la pena  porque iba a acceder a una información muy valiosa de manera inmediata por múltiples criterios distintos de selección de dicha información.

• Yo accedía a esa información con mucha frecuencia y tenía que bucear en muchos datos cada vez que ncesitaba algo.
• Si no lo hacía tendría que estar buscando en contabilidad, archivo, etc, cada vez que me surgiera una necesidad.
• Ese trabajo habría que volver a repetirlo siempre que surgiera la necesidad de la búsqueda de cualquier tipo de información relacionada con lo que yo he automatizado.
• Ahora lo encuentro todo y por el criterio que quiera en cuestión de pocos segundos.

Conclusiones

Siempre es mejor analizar antes que hacer, eso está muy claro. Pero dediquemos unas horas a analizarlo en profundidad para tomar la decisión adecuada. Y si vemos claro que el trabajo va a merecer la pena hay que tirar para adelante. Cuanto más automaticemos los procesos de trabajo de nuestra empresa y el acceso y la explotación de la información mejor conoceremos nuestra empresa y tomaremos decisiones más acertadas.

Asier Oñativia

Cerrar puertas, abrir puertas, nunca cerrar ninguna puerta

Hace 1 año tenía claro mis prioridades pero me dije a mí mismo que una vez pasado ese tiempo habría que hacer una reflexión de lo vivido en la búsqueda de nuevas experiencias profesionales. Después de pasado ese tiempo he sido fiel a lo que dije, he realizado ese análisis y la conclusión es muy clara. No puedo negar lo que el mercado ofrece por mucho que yo haya priorizado unas

La necesidad de un análisis interno previo antes de iniciar cualquier proyecto que requiera inversión

A lo largo de mi experiencia me he encontrado en varias ocasiones que se han afrontado proyectos empezando por el tejado antes de madurar los cimientos para que estos proyectos tengan éxito. En muchos casos se empiezan inversiones en proyectos sin tener claro el objetivo final de lo que buscamos. Es un tema obvio pero no es menos cierto que pasa muchas veces.

Sensaciones contradictorias entre los datos fríos y las sensaciones. Márgenes de maniobra, ¿hasta cuándo?

Siempre es complicado admitir la frialdad de los datos cuando se tiene ilusión en algo en lo que se cree y en lo que se ha invertido mucho tiempo. Lo importante dese mi punto de vista es marcarse unos hitos en tiempo y/o inversión que son los máximos hasta los que estamos dispuestos a continuar sin asumir importantes cambios en ese proyecto en concreto o en nuestro modelo de negocio tradicional. No se puede seguir si la realidad no es la que creíamos que iba a ser. Las vendas no son para los negocios.

El alto coste inicial en Infraestructura Tecnológica para nuestros proyectos ya no es necesario

Hoy voy a hablar única y exclusivamente de lo mucho que han cambiado los altos costes iniciales que hasta hace muy poco nos suponía plantearnos un nuevo proyecto en nuestra empresa o la creación de una “startup”.

Hoy mismo sigo teniendo al lado de mi despacho una sala casi en exclusiva para nuestro CPD (Centro de proceso de datos). Allí tenemos la típica sala con un enorme Rack más alto que yo donde van conectados todos nuestros servidores que son unos cuantos. Como tenemos más de una ubicación tenemos otra CPD en otra ciudad que es aún más grande con más servidores, una sala más grande, etc. etc. Esto que es lo típico en cualquier empresa de nuestro entorno hoy en día se puede suprimir prácticamente en su totalidad.

CPD habitual que irá poco a poco desapareciendo

Evolución del CRM orientado al cliente a todos los contactos

Llevamos muchos años oyendo hablar del CRM como herramienta muy útil y muchas veces imprescindible para la administración de la gestión de las relaciones con nuestros clientes. Nunca va  a pasar de moda porque yo tengo claro que el cliente es y cada vez va a ser más el motor de todas las empresas. La adaptación al cliente y la personalización de sus demandas va a ser cada vez mayor en los productos y servicios que cualquier empresa ofrezca.

Estrategia global del CRM orientada al cliente

EL DESEMBARCO EN LAS IMPLANTACIONES DE APLICACIONES INTEGRALES DE GESTION

Voy a continuar haciendo un resumen de los errores más habituales en las implantaciones integrales de aplicaciones de gestión (ERP'S externos o desarrollos internos).