Ahora que estoy más cerca de la micro-pyme que antes veo que
la optimización de los recursos es aún más imprescindible y aprovechable que en
las grandes empresas en las que antes me movía.
En las empresas pequeñas el tiempo es un recurso muy
preciado que siempre escasea. Por eso optimizarlo y disminuir si es posible el
tiempo empleado en algunas tareas diarias puede ser oro para nuestra empresa. Obviamente, los actores son muchos menos (En
algunos casos una sola persona). Es muy frecuente que por la propia dinámica y
las costumbres heredadas que asumimos con naturalidad se produzcan pequeños
cuellos de botella que paralizan tareas que si las organizamos de otra manera se
podrían agilizar.
Un ejemplo claro es digitalizar toda la información que
utilizamos en nuestra empresa y crear nuestro propio gestor documental que sea
ágil y accesible para todos. Es muy frecuente que para acceder a nuestra
información perdamos demasiado tiempo con llamadas, necesidad de ir a la
oficina a mirar información cuando estamos con un cliente/proveedor, etc. Si toda la información la tenemos accesible
desde cualquier lugar y en cualquier momento de una manera ágil nos hará ser
muchos más productivos, mejorar nuestra imagen con los demás y aprovecharemos mejor
nuestro tiempo.
También pienso que hay tareas establecidas que se hacen de
una manera determinada por costumbre y por inercia de nuestra propia historia.
Hay veces que hacemos trabajos monótonos de gestión que se podrían reutilizar
de otras veces y automatizar si cambiamos la forma de afrontarlos. Es probable que darle una vuelta a esto nos
lleve tiempo pero nuestra tarea debe ser medir el avance que nos producirá a
medio/largo plazo para ver si el esfuerzo nos recompensa.
Al ser ámbitos de trabajo con recursos muy limitados tenemos
que intentar detectar todo lo que es mejorable en la gestión diaria de todas
nuestras tareas para agilizarlas.
En mi caso me he trabajado soluciones más o menos sencillas
que me han permitido agilizar dichas tareas y ser mucho más productivo. Os pongo unos ejemplos prácticos reales:
-
Gestor Documental propio para el acceso rápido a
toda la información relevante que necesito desde cualquier lugar (Utilizando
Dropbox).
-
Plantillas de Excel. Me he creado muchas que me
hacen más fácil mi trabajo diario (Tesorería, Contabilidad Analítica,
Previsiones, Listas sencillas con los campos necesarios y sus autofiltros para
buscar rápido la información, etc.)
-
Modelo de base de datos de Access propio para la
gestión de incidencias e inversiones. Crear una base de datos relacional
sencilla pero con un acceso muy rápido a toda la información de lo que yo
invierto y gasto en mi empresa que me permite filtrar por el criterio que necesito en
cada momento para buscar la información al instante de todo el histórico de mi
empresa.
-
Esta misma base de datos una vez diseñada la reutilizo para la gestión de inversiones, reclamaciones, etc.
Pensar y realizar estas y otras tareas me llevaron un tiempo pero hoy en día me permite tener muchos trabajos automatizados y un
acceso a la información inmediato desde cualquier lugar y bajo el criterio que
necesite en cada momento. Hay que replantearse nuestros procesos internos de
trabajo y pensar siempre en mejorar para no estancarnos.
Asier Oñativia
