Utilización de Herramientas Colaborativas en nuestras Empresas

Todos oímos hablar de las numerosas herramientas colaborativas que nos ofrece la web 2.0 pero muchas veces nos sentimos abrumados y no sabemos por dónde empezar. Hoy voy a hablar de estrategias, objetivos, beneficios y dificultades de usar estas herramientas.

No digas esto no es para mí, a todos nos puede interesar

Para empezar tiene que quedar claro que el tamaño no importa. Estas herramientas van dirigidas a TODOS, “cualquier colectivo profesional puede utilizar un entorno para compartir información si así consigue un espacio corporativo para ganar en productividad”.  Da lo mismo si eres un autónomo, una gran empresa y una PYME. En todos los colectivos hay casos de éxito. Todos los tamaños se encaminan a la empresa global.

-          Trabajo colaborativo entre los empleados

-          Creación de una comunicación externa ágil y sencilla con clientes, colaboradores, proveedores, etc.

-          Presencia en las redes sociales para poder ser reactivos al mercado y analizar las reacciones de nuestros clientes.

La tendencia es integrar toda nuestra información, a abrirla con seguridad a quién nos convenga, a ser más transparentes y a utilizar múltiples plataformas para llegar a nuestros objetivos (Pero siempre integradas y no separadas).

Tipos de herramientas colaborativas a utilizar

Por un lado están las herramientas internas que buscan el trabajo colaborativo (Pueden tener acceso también colaboradores, clientes, proveedores, partners, etc). Este tipo de herramientas buscan trabajar colaborativamente, compartir información, comunicar con todos los miembros y reactivar y animar nuestra organización. Con ello buscamos ser una empresa más ágil e involucrar más a todos los que forman parte de nuestra organización.

-          Sentimiento de pertenencia

-          Confianza mutua

-          Desarrollo de una identidad digital

-          Ser más transparentes tanto a nivel interno como externo.

-          Ser más creativos e innovar más para que fluyan las ideas.

Después de lo que conseguimos vamos a enumerar algunas de las herramientas que podemos utilizar.

-          La edición compartida de documentos (Todos los que decidamos pueden modificar un documento determinado). Evitamos múltiples mails y versiones que generan confusión

-          Trabajar en equipo. Crear distintos grupos de trabajo y compartir recursos. Nosotros sabremos en dónde podemos usarlo en nuestra empresa.

-          Gestión documental accesible por roles. Documentos que son accesibles en la nube para quién corresponda desde cualquier lugar en cualquier momento.

-          Promover nuestra identidad digital. Tanto de la empresa como de los empleados. Crear sinergias e intereses comunes. Utilizar muros de información.

Fuente : Jesús Garate

También están las herramientas externas que buscan suprimir la frontera “externo-interno”.  Aquí queremos mejorar las relaciones con todos los que forman parte de nuestra empresa (Clientes, proveedores, colaboradores, etc.).

Por otro lado tendríamos la participación en las redes sociales. Con esto queremos evitar la autocomplacencia y mirar siempre más allá de nuestro ombligo.  Siempre estar alertas a lo que se dice sobre nuestra organización. Quizás dependiendo de nuestra empresa podamos utilizar alguna red social como call-center o servicio de atención a nuestros seguidores y/o clientes.

Estrategia antes de empezar

Debemos definir claramente nuestras necesidades antes de dar pasos. Tenemos que pensar muy bien qué procesos de nuestra cadena de valor podemos mejorar gracias a las herramientas colaborativas que nos ofrece el mercado. Hay posibilidades de mejorar nuestro servicio comercial, nuestra producción, nuestro servicio de atención al cliente o simplemente podemos mejorar como empresa y crear una identidad común que integre más a todos los miembros de nuestra organización.

Las razones por las que podemos implementar herramientas colaborativas son variadas.  Os pongo algunas de las comunes:

-          Evitar la duplicación de trabajos y ser más productivos.

-          Gestionar mejor el conocimiento y explotarlo cuando lo gestionemos bien.

-          Facilitar el acceso a la información a quién corresponda.

¿Y el ROI? Somos una empresa y queremos ganar dinero, qué retorno de la inversión podemos obtener con un proyecto colaborativo de este tipo. Casi todas las empresas aseguran que han mejorado y mucho utilizando estas herramientas pero es cierto que no es fácil medir el retorno de la inversión de estas herramientas. Podríamos consultar con nuestros clientes si son destinatarios de estas herramientas si ha mejorado nuestro servicio. Podíamos comparar si nuestros proyectos o nuestros nuevos productos salen más rápido al mercado que antes. Y podríamos palpar y medir si nuestra gente se siente claramente más identificada con nuestra empresa y hay una cultura común de mejorar siempre en nuestro trabajo diario. Nosotros veremos si nuestra gente está realmente más motivada e integrada. La transparencia es prácticamente seguro que nos llevará a ello.

Hay datos que no engañan. Los estudios de empresas que llevan tiempo trabajando con estas herramientas hablan de una reducción notable de los emails en la organización. También se detecta una accesible más rápida y ágil a la información. Por otro lado se evita en muchos casos las temidas duplicidades en algunas tareas. En términos más económicos se producen reducción de gastos de viaje, comunicación, marketing,

Dificultades en el camino

Necesitaremos muy probablemente presupuesto para comprar software. Aunque si somos muy pequeños es probable que con herramientas gratuitas nos pueda valer para empezar. Como en todo proyecto corporativo si no hay un apoyo total y un seguimiento desde la dirección de nuestra empresa es muy complicado que tenga éxito. Debemos de formar, acompañar, motivar y escuchar a nuestro equipo para que no se sientan solos  (Como en todo proceso de cambio). Para no variar tendremos detractores dentro de nuestra organización que intenten torpedear nuestros objetivos (Principalmente en departamentos estancos que todavía piensen que la información es suya y eso les da poder). Debemos mirar muy bien las soluciones que nos permitan alcanzar nuestros objetivos, atar muy bien la seguridad y que no sea demasiado complicado de implementar.  Tenemos que intentar que cada uno de los miembros que va a participar en el proyecto sea consciente de los beneficios propios que el conseguirá si tiene éxito.  Y SIEMPRE con la dirección al mando de todo y supervisando los pasos para que no haya un vacío que permita flaquear y transmitir que no vamos en serio.

Fuente : Jesús Garate

Conclusiones

Como decía al principio no podemos pensar que nada de esto tiene que ver con nosotros. La revolución digital ha llegado para quedarse y nos tenemos que adaptar a los cambios. Nuestras empresas cada vez van a ser más globales y colaborativas por lo que debemos de adaptarlas a este nuevo entorno que nos ha tocado vivir.