Todos oímos hablar de las numerosas herramientas
colaborativas que nos ofrece la web 2.0 pero muchas veces nos sentimos
abrumados y no sabemos por dónde empezar. Hoy voy a hablar de estrategias,
objetivos, beneficios y dificultades de usar estas herramientas.
No digas esto no es para mí, a todos
nos puede interesar
Para empezar tiene que quedar claro que el tamaño no
importa. Estas herramientas van dirigidas a TODOS, “cualquier colectivo profesional puede utilizar un entorno
para compartir información si así consigue un espacio corporativo para ganar en
productividad”. Da lo mismo si eres un
autónomo, una gran empresa y una PYME. En todos los colectivos hay casos de
éxito. Todos los tamaños se encaminan a la empresa global.
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Trabajo colaborativo entre los empleados
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Creación de una comunicación externa ágil y
sencilla con clientes, colaboradores, proveedores, etc.
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Presencia en las redes sociales para poder ser
reactivos al mercado y analizar las reacciones de nuestros clientes.
La tendencia es integrar toda nuestra información, a abrirla
con seguridad a quién nos convenga,
a ser más transparentes y a utilizar múltiples plataformas para llegar a
nuestros objetivos (Pero siempre integradas y no separadas).
Tipos de herramientas colaborativas a
utilizar
Por un lado están las herramientas
internas que buscan el trabajo colaborativo (Pueden tener acceso también
colaboradores, clientes, proveedores, partners, etc). Este tipo de herramientas
buscan trabajar colaborativamente, compartir información, comunicar con todos
los miembros y reactivar y animar nuestra organización. Con ello buscamos ser
una empresa más ágil e involucrar más a todos los que forman parte de nuestra
organización.
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Sentimiento de pertenencia
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Confianza mutua
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Desarrollo de una identidad digital
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Ser más transparentes tanto a nivel interno como
externo.
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Ser más creativos e innovar más para que fluyan
las ideas.
Después de lo que conseguimos vamos a enumerar algunas de
las herramientas que podemos utilizar.
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La edición compartida de documentos (Todos los
que decidamos pueden modificar un documento determinado). Evitamos múltiples
mails y versiones que generan confusión
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Trabajar en equipo. Crear distintos grupos de trabajo
y compartir recursos. Nosotros sabremos en dónde podemos usarlo en nuestra
empresa.
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Gestión documental accesible por roles.
Documentos que son accesibles en la nube para quién corresponda desde cualquier
lugar en cualquier momento.
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Promover nuestra identidad digital. Tanto de la
empresa como de los empleados. Crear sinergias e intereses comunes. Utilizar
muros de información.
Fuente : Jesús Garate |
También están las herramientas
externas que buscan suprimir la frontera “externo-interno”. Aquí queremos mejorar las relaciones con
todos los que forman parte de nuestra empresa (Clientes, proveedores,
colaboradores, etc.).
Por otro lado tendríamos la participación en las redes sociales. Con esto queremos
evitar la autocomplacencia y mirar siempre más allá de nuestro ombligo. Siempre estar alertas a lo que se dice sobre
nuestra organización. Quizás dependiendo de nuestra empresa podamos utilizar
alguna red social como call-center o servicio de atención a nuestros seguidores
y/o clientes.
Estrategia antes de empezar
Debemos definir claramente nuestras necesidades antes de dar
pasos. Tenemos que pensar muy bien qué procesos de nuestra cadena de valor
podemos mejorar gracias a las herramientas colaborativas que nos ofrece el
mercado. Hay posibilidades de mejorar nuestro servicio comercial, nuestra
producción, nuestro servicio de atención al cliente o simplemente podemos
mejorar como empresa y crear una identidad común que integre más a todos los
miembros de nuestra organización.
Las razones por
las que podemos implementar herramientas colaborativas son variadas. Os pongo algunas de las comunes:
-
Evitar la duplicación de trabajos y ser más
productivos.
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Gestionar mejor el conocimiento y explotarlo
cuando lo gestionemos bien.
-
Facilitar el acceso a la información a quién
corresponda.
¿Y el ROI? Somos
una empresa y queremos ganar dinero, qué retorno de la inversión podemos
obtener con un proyecto colaborativo de este tipo. Casi todas las empresas
aseguran que han mejorado y mucho utilizando estas herramientas pero es cierto
que no es fácil medir el retorno de la inversión de estas herramientas.
Podríamos consultar con nuestros clientes si son destinatarios de estas
herramientas si ha mejorado nuestro servicio. Podíamos comparar si nuestros
proyectos o nuestros nuevos productos salen más rápido al mercado que antes. Y
podríamos palpar y medir si nuestra gente se siente claramente más identificada
con nuestra empresa y hay una cultura común de mejorar siempre en nuestro
trabajo diario. Nosotros veremos si nuestra gente está realmente más motivada e
integrada. La transparencia es prácticamente seguro que nos llevará a ello.
Hay datos que no engañan. Los estudios de empresas que
llevan tiempo trabajando con estas herramientas hablan de una reducción notable
de los emails en la organización. También se detecta una accesible más rápida y
ágil a la información. Por otro lado se evita en muchos casos las temidas
duplicidades en algunas tareas. En términos más económicos se producen
reducción de gastos de viaje, comunicación, marketing,
Dificultades en el camino
Necesitaremos muy probablemente presupuesto para comprar
software. Aunque si somos muy pequeños es probable que con herramientas
gratuitas nos pueda valer para empezar. Como en todo proyecto corporativo si no
hay un apoyo total y un seguimiento desde la dirección de nuestra empresa es
muy complicado que tenga éxito. Debemos de formar, acompañar, motivar y
escuchar a nuestro equipo para que no se sientan solos (Como en todo proceso de cambio). Para no
variar tendremos detractores dentro de nuestra organización que intenten
torpedear nuestros objetivos (Principalmente en departamentos estancos que
todavía piensen que la información es suya y eso les da poder). Debemos mirar
muy bien las soluciones que nos permitan alcanzar nuestros objetivos, atar muy
bien la seguridad y que no sea demasiado complicado de implementar. Tenemos que intentar que cada uno de los
miembros que va a participar en el proyecto sea consciente de los beneficios
propios que el conseguirá si tiene éxito.
Y SIEMPRE con la dirección al
mando de todo y supervisando los pasos para que no haya un vacío que permita
flaquear y transmitir que no vamos en serio.
Fuente : Jesús Garate |
Conclusiones
Como decía al principio no podemos pensar que nada de esto
tiene que ver con nosotros. La revolución digital ha llegado para quedarse y
nos tenemos que adaptar a los cambios. Nuestras empresas cada vez van a ser más
globales y colaborativas por lo que debemos de adaptarlas a este nuevo entorno
que nos ha tocado vivir.
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