jueves, 21 de diciembre de 2017

Cierre de año, es hora de hacernos preguntas

Estamos en una época del año en la que nos toca hacer balance de muchas cosas. Por un lado afrontamos el cierre contable y económico de nuestras empresas que nos indicarán cómo ha ido nuestro año pero me voy a centrar más en preguntas que nos deberíamos de hacer para mejorar nuestro día a día. Voy a hacer especial hincapié en la digitalización de las empresas sin dejar de lado otros aspectos igual de importantes.




Preguntas globales que nos afecten a todos

Siempre es mejor empezar a preguntarnos por aspectos que afecten al conjunto de nuestra empresa. Problemas y ámbitos de mejora que nos permitan mejorar a todos. Hay multitud de circunstancias que hacen a cada empresa un mundo totalmente diferente al resto pero tenemos preguntas globales que nos pueden valer a casi todos.
  • ¿Dónde se producen cuellos de botella en nuestra empresa que impiden agilizar el acceso a cierta información?
  • ¿Podemos mejorar la imagen que transmitimos a nuestros clientes?
  • ¿Nuestra imagen digital se corresponde con lo que realmente hacemos en nuestra empresa?
  • ¿Tenemos unos clientes fieles y quizás ignoramos potenciales nuevos clientes porque estamos cómodos en nuestra situación actual?
  • ¿Hacemos estudios de mercado y analizamos la competencia para mejorar internamente?
  • ¿Pensamos en la digitalización total de las personas que se incorporan al mercado laboral y que han mamado desde pequeños esos nuevos conceptos que lo cambian todo?
  • ¿Nos estamos actualizando a la transformación digital de las empresas? ¿Es suficiente lo que hacemos? ¿Tenemos una estrategia a medio/largo plazo para conseguir objetivos con esta transformación digital?
  • ¿Cada año tenemos nuevos clientes? ¿Se rejuvenece la cartera actual de clientes con los que trabajamos?


Y así multitud de preguntas que nos deberíamos de hacernos y buscar respuestas a todas ellas. Siempre con sinceridad y sin engañarnos a nosotros mismos. Nos ayudará mucho.

Preguntas individuales a nosotros mismos

Las empresas las formamos las personas y debemos de ser autocríticos para conseguir que los objetivos comunes salgan adelante. Muchas de las preguntas globales tienen que acabar desglosadas en preguntas que nos tenemos que hacer cada uno de nosotros.
  • ¿Tengo información en mi poder que podría valer al resto de mis compañeros y que sería mejor compartirla con todos?
  • ¿Qué hago yo para dejar a nuestros clientes satisfechos?
  • ¿Mi trabajo diario es transparente? ¿Todos mis compañeros saben lo que hago?
  • ¿Hago algo para transmitir al exterior todo lo bueno que hacemos en nuestra empresa?
  • ¿Miro lo que pasa fuera o me miro más el ombligo?
  • ¿Soy consciente de las aptitudes de los nuevos actores que están entrando en el mercado laboral? ¿Hago algo para actualizarme?
  • ¿Propongo en mi empresa a los responsables las ideas que me rondan en la cabeza para mejorar nuestra organización?
  • ¿Trabajo realmente en equipo con todos mis compañeros?


Conclusiones

Como he comentado al principio es una época muy adecuada para reflexionar y mirar en qué podemos mejorar en nuestra empresa. Y si tenemos un buen año aún más, no vaya a ser que muramos de éxito. La autocomplacencia es el principio del fin para muchas empresas. Dediquemos un rato a hacer balance.



Asier Oñativia

jueves, 21 de septiembre de 2017

¿Me es rentable automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa?

Me ha surgido recientemente un dilema que es un problema que a muchos de vosotros os habrá pasado en vuestro trabajo. Tengo que acceder muy frecuentemente a una información histórica de mi empresa que me lleva mucho tiempo cada vez que tengo que acceder a ella. En base a estas circunstancias me tuve que hacer la siguiente pregunta, ¿Me merece la pena analizar e invertir muchas horas de mi tiempo en automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa para mejorar en el futuro? Eso nos ha pasado a todos en muy distintos ámbitos de nuestro trabajo diario.




Claves para tomar una decisión.

A mí me acaba de pasar y he tenido que revisar facturas y contabilidades de los últimos 10 años porque llegué a la conclusión de que la inversión de tiempo me iba a aportar mucho en el futuro.
Yo me planteé las siguientes reflexiones :
  •  ¿Cada cuánto tiempo accedo a esta información y cuánto tiempo invierto actualmente para acceder a la misma?
  •  ¿Cuánto tiempo aproximadamente necesitaría para extraer la información que necesito y automatizar el acceso a ella?
  • Tengo que hacer un calendario y un planning para hacer el trabajo. Planificar cuánto tiempo y cuándo me voy a dedicar a extraer esta información antigua.
  • Beneficios que voy a obtener en el futuro. Yo enumeré lo que yo creía que iba  a mejorar mi trabajo y mi empresa si extraía esa información.
  • A medio/largo plazo cuánto tiempo me voy a ahorrar respecto a lo que ahora invierto cada vez que tengo que acceder a esa información.
  • Pensé en un sistema para seguir alimentando los datos en un futuro sobre esa información que yo creo valiosa. Yo me hice una base de datos con una serie de formularios para alimentar esa información en un futuro.
  • Tengo que explotar esa información de manera rápida, inmediata y eficaz. Yo me he elaborado unos informes que me van a permitir explotar esa información de una manera muy sencilla.
  • ¿Hay más personas en mi organización que se van a beneficiar de ese trabajo?. En mi caso pensé que la dirección y los socios de la empresa iban a poder acceder a una información valiosa mucho más rápido y les  iba a aportar valor para conocer mejor su empresa.
  • Estudio anterior a empezar el trabajo de cómo voy a organizar la información. Diseñé previamente una base de datos con sus distintas tablas relacionando unas con otras a través de índices claves que luego me iban a permitir explotar mejor la información. Un diseño puro de una base de datos relacional para luego mejorar el acceso a la información y el valor de la misma.
  • Me va a costar mantener la información que voy a ir incorporando a este nuevo sistema de control de parte de la información de mi empresa. Para que la carga fuera rápida diseñé unos formularios que me hacen muy ágil el seguir alimentando la base de datos en el futuro.





Decisión

En base a estas claves que me planteé previamente tomé la decisión de invertir más de 50 horas de mi tiempo en extraer esa información antigua de mi empresa. 

Tenemos que ser sinceros con nosotros mismos. Hay que poner en una balanza si el trabajo que nos vamos a tomar va a merecer la pena. Hay veces que igual no lo sabemos con seguridad y nos tenemos que lanzar a la piscina con un cierto riesgo de fracaso, pero hay otras que con las preguntas claves iniciales ya vamos a tener una respuesta. 



Yo lo tuve muy claro, me merecía la pena  porque iba a acceder a una información muy valiosa de manera inmediata por múltiples criterios distintos de selección de dicha información.
  • Yo accedía a esa información con mucha frecuencia y tenía que bucear en muchos datos cada vez que ncesitaba algo.
  • Si no lo hacía tendría que estar buscando en contabilidad, archivo, etc, cada vez que me surgiera una necesidad.
  • Ese trabajo habría que volver a repetirlo siempre que surgiera la necesidad de la búsqueda de cualquier tipo de información relacionada con lo que yo he automatizado.
  • Ahora lo encuentro todo y por el criterio que quiera en cuestión de pocos segundos.


Conclusiones


Siempre es mejor analizar antes que hacer, eso está muy claro. Pero dediquemos unas horas a analizarlo en profundidad para tomar la decisión adecuada. Y si vemos claro que el trabajo va a merecer la pena hay que tirar para adelante. Cuanto más automaticemos los procesos de trabajo de nuestra empresa y el acceso y la explotación de la información mejor conoceremos nuestra empresa y tomaremos decisiones más acertadas.

Asier Oñativia

martes, 13 de junio de 2017

Distintos medios, mismos objetivos, gestionar mejor tu empresa


Hoy voy a lanzar una reflexión sobre los distintos escenarios en los que nos podemos encontrar en nuestra empresa para explotar mejor la información de la misma con el fin de mejorar su gestión.

Objetivos idénticos

He tenido la suerte de trabajar en escenarios muy distintos que me han permitido tener una mente bastante abierta. Me ha tocado implantar grandes proyectos de cientos de miles de euros en organizaciones grandes para agilizar sus sistemas de gestión de la información. Lo que se pretendía  en proyectos globales de un tamaño importante era principalmente lo siguiente:



  • Evitar duplicidades en la introducción de la información. Dato único.
  • Acceso más rápido a la información según el rol de cada empleado. Desde cualquier lugar o dispositivo en tiempo real.
  •  Aprovechar la  información para obtener valor.
  • Mayor análisis de los datos de nuestra empresa. Para mejorar en resultado económico, relación con nuestros clientes, procesos internos, evitar cuellos de botella, etc.
  • Obtener cuadros de mando para la dirección con los datos significativos para que a ellos les permita tomar decisiones lo más eficaces posibles.
  •  Tener la información lo más actualizada posible para adelantarnos a los problemas.
  •  Conseguir conocimiento para mejorar en todos los ámbitos de la gestión de nuestra empresa.


Y también me he visto en empresas muy pequeñas en las que los recursos son otros pero lo que se busca es prácticamente lo mismo. Serán proyectos mucho más modestos pero con unos objetivos muy similares.




Adaptarnos a los medios

Es obvio que si el tamaño de nuestra empresa nos lo permite invertiremos lo que sea necesario para mejorar nuestros sistemas de información.  Tendremos proyectos importantes, con personal interno dedicado y con externo subcontratado según cada caso.

Si somos una empresa unipersonal o de pocos empleados es muy probable que tengamos que tirar más de ingenio para conseguir lo mismo. Nos tendremos que crear nuestros propios cuadros de mando (De una manera más artesanal, Excel será siempre nuestro aliado) y en vez de montar estructuras potentes en comunicaciones utilizaremos plataformas gratuitas o de un precio reducido para conseguir algo muy parecido. Muchos de los puntos de los grandes proyectos que comentaba más arriba los podremos alcanzar de esta manera porque nuestro volumen de información también será mucho menor.




Mente abierta, adaptable a los distintos escenarios

En mi época pasada de consultor me ha pasado que visitando empresas  la disposición al cambio para mejorar no se palpaba en ningún momento nada más entrar por la puerta.  Tenemos que ser muy flexibles y tener una mente muy abierta porque quizás nosotros con mucho menos podremos conseguir lo mismo que otros han necesitado una inversión mucho mayor.

En mi opinión es muy importante tener claro lo que necesita para luego ver cómo podemos alcanzarlo. Nos marcamos unos objetivos de mejora y luego ya pensaremos cómo llegamos a ellos.  A mí me ha funcionado en algunas ocasiones, he pensado que necesitaba algo para mejorar un ámbito concreto de la gestión de una empresa. No tenía presupuesto pero sabía lo que quería,  tirando de mis conocimientos, consultas en la red o a otros profesionales y con mucho trabajo propio he conseguido llegar a cubrir la necesidad que había detectado. 

Si somos pequeños tendremos también grandes ventajas. No tendremos que convencer a muchas personas para trabajar en lograr nuestros objetivos. El grado de involucración puede ser mucho mayor y nos permitirá avanzar más rápido.



Habrá muchas veces que no se pueda lograr pero otras muchas con una mente abierta sin ponernos metas inalcanzables antes de ponernos con ello lo lograremos. Siempre con el objetivo de conocer mejor nuestra empresa y mejorar la gestión diaria de la misma.


Asier Oñativia


domingo, 2 de abril de 2017

Aprovecha tu tiempo si dispones de mucho, no lo desperdicies

Voy a escribir un post muy distinto a los temas que trato habitualmente en mi blog. Creo que puede ser interesante en un nueva etapa laboral que he comenzado, me encanta y espero que dure muchísimo tiempo. Siento que estoy en un cambio de ciclo y dejo atrás una corta pero intensa etapa de mi vida profesional. Si algo he aprendido estos últimos 2 años es que lo más importante es aprovechar tu tiempo aunque se te presenten muchas piedras en el camino. Esperar tu oportunidad de algo que realmente te motive y que en mi caso ha llegado ahora.

Me he encontrado con gente muy distinta en todo este tiempo pero todos ellos me han aportado algo (En algunos casos me han aportado mucho). He visto el reflejo de lo que tenemos hoy en día en la sociedad en cada uno de ellos.

Emprendedores

Por un lado he conocido a emprendedores con unas ganas increíbles de hacer cosas nuevas. Son gente con una actitud muy positiva que nunca se desanima ante las grandes dificultades que se encuentra para llevar adelante sus proyectos. Yo les envidio porque no soy como ellos y no tengo esa inquietud que todos ellos tienen. Es admirable como la mayoría de ellos siguen adelante creyendo con fe hasta ciega en lo que hacen aunque no vean resultados a corto/medio plazo. Como en casi todo en la vida siempre se envidia lo que uno no tiene.




Formación

También he conocido a muchos formadores que hacen su trabajo de una manera muy profesional. Algunos de ellos auténticos entusiastas de la docencia que disfrutan de enseñar a los demás. Con ellos sí que me identifico mucho porque a mí también me gusta que me enseñen cosas nuevas y transmitir mis conocimientos a los demás. En los grupos de personas con las que he acudido a formaciones de cientos de horas en algunos casos siempre había experiencias súper interesantes de las que aprender. Es una maravilla interactuar entre todos porque el resultado final es que a través de las experiencias de cada uno de nosotros el grupo conseguía hacer mucho más provechosas las clases. Aprovechar el tiempo formándote es de las mejores cosas que puedes hacer.




Procesos de selección

Me he cruzado en el camino con bastantes procesos de selección en los que también se aprende mucho. En primer lugar porque las personas con las que te entrevistas suelen ser de un nivel alto. Primero en las empresas de selección de personal con profesionales que ven a mucha gente día tras día con perfiles profesionales y personales muy diversos. Ellos tienen un trabajo complicado porque hoy en día hay mucho dónde elegir, no nos podemos engañar. Y luego en empresas con personas que las dirigen y que tienen que decidir quién es la persona más adecuada para sumarse a su equipo de trabajo. Aquí como siempre hay algunas alegrías y muchas piedras en el camino. Al haber tantos actores hay desilusiones en temas que parece que avanzan y a veces se detienen sin explicación porque hay muchas variantes que se nos escapan a los que no estamos dentro.

Compañeros de trabajo y colegas de profesión


En mis pequeños trabajos y en mis colaboraciones esporádicas he conocido a gente muy interesante que me han aportado mucho. El moverte mucho hace que conozcas a profesionales que te aportan mucho, tanto compañeros de trabajo como directivos y mandos intermedios en visitas realizadas. Por el tipo de colaboraciones he visitado bastantes empresas y me he reunido con personas muy interesantes que en citas de 1/2 horas me han enriquecido mis conocimientos como si fuera una máster clase. Escuchar a otras empresas que te cuenten cómo trabajan no tiene precio, te hace abrir tu mente y es lo más valioso que te puedes llevar de esas visitas. A ti como profesional te va a aportar más que una venta de tus productos o servicios.

Internet

Internet es y será cada vez más un compañero de viaje, si tienes más tiempo que el habitual te acompaña aún más en tu camino. He conocido a muchos cracks en lo suyo, les he seguido en redes sociales, en sus videos en directo en Webinars o Handgouts, en sus blogs, en sus cursos, etc. Es muy complicado segmentar lo bueno de lo mediocre en Internet. Hay mucha información muy genérica y también creo que hay algunos que se intentan aprovechar de la larga crisis prometiendo éxitos para los que ellos no tienen ni medios ni conocimiento para ayudarnos a conseguirlos. También hay gente muy buena de la que he aprendido mucho y a la que sigo y seguiré. Este mundo es peligroso y hay que ser prudente porque cuando empiezas en ello te pueden nublar con recetas que parecen más bien milagrosas para alcanzar tus objetivos. Mi consejo es que lo utilices pero siempre infórmate bien  y con ciertas reservas hasta que no veas que realmente te puede ayudar.




Tu vida personal

Y por supuesto, lo más importante, si tienes tiempo disfruta de lo que más te llena que seguramente será tu familia, tus amigos, tus aficiones, etc. etc. Yo por ejemplo he aprovechado mucho el tiempo con mis hijos y eso es lo más valioso que me he llevado sin ningún tipo de duda. La familia y los amigos son un pilar en nuestra vida y tenemos que asignarle el máximo tiempo posible, si tienes mucho tiempo libre un % importante tiene que ser para ellos. En mi caso el Deporte también me llena mucho y he practicado mucho más que lo normal disfrutando como un enano de esta posibilidad.

Conclusiones

Este post tiene poco de gestión o de tecnología pero creo que puede ser interesante para personas que estén, hayan pasado o vayan a pasar por una situación parecida a la mía. Yo tengo la sensación con mucha seguridad en lo que digo que he encontrado lo que buscaba a nivel laboral, por ello pienso que se cierra una etapa de incertidumbre en este aspecto de mi vida. Hay que tener paciencia y seguir siempre hacia delante. No hay que desanimarse porque las dificultades van a aparecer en cualquier momento. Lo dicho, aprovecha tu tiempo si lo tienes y nunca lo dejes pasar sin sentirte activo. El tiempo que pasa nunca vuelve y serás más feliz si te sientes activo y lo aprovechas al máximo.

Asier Oñativia

domingo, 29 de enero de 2017

La flexibilidad de los modelos de trabajo. No son estancos, evolucionan.

Hoy voy a hablar de una percepción que estoy teniendo en algunas visitas a empresas que estoy realizando. Creo que la mente abierta de muchas de ellas les ayuda mucho en evolucionar y en mejorar en su día a día. Pienso que hoy más que nunca los modelos estancos sin evolución alguna son el principio del fin para demasiadas empresas. 

La dirección marca el camino 

Está claro que no puede ser que esa flexibilidad sea perjudicial porque si fuera así todos los entornos de trabajo serían demasiado abiertos, eso nunca es bueno. La dirección marca en cada una de las áreas de trabajo de su empresa las pautas de trabajo. Por algo se entiende que son las personas que mejor conocen la organización, el sector y las personas que trabajan en ella. Hay roles en las empresas que requieren mucha más libertad en su trabajo diario que otros. Hay personas que si están en una cadena de producción en la que todo está medido y muy estudiado no hay mucho que cambiar en su día a día. Habrá ideas y cambios que proponer pero que sólo se podrán llevar a cabo después de un consenso amplio y una vez probado que mejora lo que tenemos. Hay otros trabajos más innovadores o que su día a día permite una mayor flexibilidad y en la que la dirección marcará hasta dónde llega esa permisividad para trabajar de una manera u otra. 



Los departamentos estancos no son muy recomendables. 

Hay cosas que funcionan y si es así para qué cambiarlas. Eso es cierto y hay muchos casos en los que no serán recomendables demasiados cambios. Pero aun así en este tipo de trabajos siempre habrá procesos que mejorar. Quizás nuestro modelo funcione, pero no quiere decir que no sea mejorable. Yo siempre digo que la autocomplacencia es el principio del fin para muchas organizaciones. La experiencia nos dice que tenemos que tener la mente abierta y no estancarnos en que nuestros procesos internos de nuestra organización son los mejores y no hay margen de mejora. Eso nunca es verdad, en un mundo tan cambiante donde la competencia es brutal en todos los sectores la evolución en nuestros modelos de trabajo tiene que ser continúa. Hay directivos que conozco que suelen decir que una pequeña crisis interna dentro de la organización de vez en cuando es hasta bueno para que el personal no se acomode. El ser humano tiende a ser un animal de costumbres y en la economía actual no necesitamos autómatas en las empresas, se necesitan personas con inquietudes que estén continuamente pensando en cómo mejorar su trabajo diario y el de su empresa. 



Si algo no funciona no siempre es por las personas. 

Hay departamentos y sectores donde la rotación de personal es muy grande. Hay directivos que piensan que su modelo de trabajo es el mejor y que no tienen "suerte" o "acierto" en la elección de las personas que componen su organización. Parece de sentido común que quizás habría que plantearse en algunos casos si nuestros procesos internos son los más adecuados para nuestro modelo de negocio. Es por lo menos discutible que si no acertamos con las personas quizás no sean ellas las causantes de que nuestra empresa no consiga los objetivos que se marca. En estos casos hay que mirarse hacia dentro de uno mismo y replantearse si algo no se está haciendo bien dentro de la organización.



Las personas son el mayor activo de las empresas. Aprovechemos sus recursos.

Muchos empresarios y directivos recalcan que las personas que componen su organización son el mayor activo de sus empresas. Muchas veces es así y cuando lo dicen es porque han aprovechado bien sus virtudes y sus cualidades para engrasar a cada una de ellas en un equipo que hace que todo funcione de una manera ágil y efectiva. La profesionalidad de estas empresas se basa en que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y aprovecha al máximo las virtudes de cada uno de sus miembros. Es una pena cuando hay excelentes profesionales en empresas que dedican su tiempo a labores en las que no son tan buenos o en las que no se explotan bien sus cualidades. Yo pienso que hoy más que nunca todos los trabajadores debemos de ser polivalentes, pero eso no quita que cada uno debemos de tener un rol bien definido en el que se explote al máximo nuestras virtudes. Me he encontrado empresas en las que hay personas que hacen exactamente lo mismo con unos roles totalmente distintos. Eso en mi opinión no es adecuado en la mayoría de los casos porque ahí se están desaprovechando recursos dentro de la organización. No hay mayor pecado en una empresa que no aprovechar los recursos humanos que uno tiene. Esta frase la he leído en varias ocasiones y no puedo estar más de acuerdo con ella. Pienso que una de las labores más importantes de los directivos y de los mandos intermedios en las empresas es conocer lo mejor posible a sus trabajadores. En todos los trabajos debe de ser así, de esa manera sabrán mejor cómo aprovechar ese recurso tan valioso que es único en todas las empresas. 



Conclusión. Evolución constante. 


Para terminar, sólo querría resaltar que con este post lo que intento es transmitir que debemos de tener siempre la mente muy abierta. Tanto los trabajadores como los directivos o mandos intermedio. Siempre debemos de pensar en mejorar y evolucionar nuestros procesos internos en las empresas. No nos estanquemos ni echemos la culpa a los demás, siempre desde la autocrítica y conociendo cada vez mejor a todos los trabajadores que formamos las empresas podremos mejorar. Aprovechando nuestro recurso más valioso (Las personas) empezaremos a construir un modelo de negocio cada vez más profesional, efectivo y rentable. 

Asier Oñativia