Distintos medios, mismos objetivos, gestionar mejor tu empresa

Hoy voy a lanzar una reflexión sobre los distintos escenarios en los que nos podemos encontrar en nuestra empresa para explotar mejor la información de la misma con el fin de mejorar su gestión.

Objetivos idénticos

He tenido la suerte de trabajar en escenarios muy distintos que me han permitido tener una mente bastante abierta. Me ha tocado implantar grandes proyectos de cientos de miles de euros en organizaciones grandes para agilizar sus sistemas de gestión de la información. Lo que se pretendía  en proyectos globales de un tamaño importante era principalmente lo siguiente:

• Evitar duplicidades en la introducción de la información. Dato único.
• Acceso más rápido a la información según el rol de cada empleado. Desde cualquier lugar o dispositivo en tiempo real.
•  Aprovechar la  información para obtener valor.
• Mayor análisis de los datos de nuestra empresa. Para mejorar en resultado económico, relación con nuestros clientes, procesos internos, evitar cuellos de botella, etc.
• Obtener cuadros de mando para la dirección con los datos significativos para que a ellos les permita tomar decisiones lo más eficaces posibles.
•  Tener la información lo más actualizada posible para adelantarnos a los problemas.
•  Conseguir conocimiento para mejorar en todos los ámbitos de la gestión de nuestra empresa.

Y también me he visto en empresas muy pequeñas en las que los recursos son otros pero lo que se busca es prácticamente lo mismo. Serán proyectos mucho más modestos pero con unos objetivos muy similares.

Adaptarnos a los medios

Es obvio que si el tamaño de nuestra empresa nos lo permite invertiremos lo que sea necesario para mejorar nuestros sistemas de información.  Tendremos proyectos importantes, con personal interno dedicado y con externo subcontratado según cada caso.

Si somos una empresa unipersonal o de pocos empleados es muy probable que tengamos que tirar más de ingenio para conseguir lo mismo. Nos tendremos que crear nuestros propios cuadros de mando (De una manera más artesanal, Excel será siempre nuestro aliado) y en vez de montar estructuras potentes en comunicaciones utilizaremos plataformas gratuitas o de un precio reducido para conseguir algo muy parecido. Muchos de los puntos de los grandes proyectos que comentaba más arriba los podremos alcanzar de esta manera porque nuestro volumen de información también será mucho menor.

Mente abierta, adaptable a los distintos escenarios

En mi época pasada de consultor me ha pasado que visitando empresas  la disposición al cambio para mejorar no se palpaba en ningún momento nada más entrar por la puerta.  Tenemos que ser muy flexibles y tener una mente muy abierta porque quizás nosotros con mucho menos podremos conseguir lo mismo que otros han necesitado una inversión mucho mayor.

En mi opinión es muy importante tener claro lo que necesita para luego ver cómo podemos alcanzarlo. Nos marcamos unos objetivos de mejora y luego ya pensaremos cómo llegamos a ellos.  A mí me ha funcionado en algunas ocasiones, he pensado que necesitaba algo para mejorar un ámbito concreto de la gestión de una empresa. No tenía presupuesto pero sabía lo que quería,  tirando de mis conocimientos, consultas en la red o a otros profesionales y con mucho trabajo propio he conseguido llegar a cubrir la necesidad que había detectado. 

Si somos pequeños tendremos también grandes ventajas. No tendremos que convencer a muchas personas para trabajar en lograr nuestros objetivos. El grado de involucración puede ser mucho mayor y nos permitirá avanzar más rápido.

Habrá muchas veces que no se pueda lograr pero otras muchas con una mente abierta sin ponernos metas inalcanzables antes de ponernos con ello lo lograremos. Siempre con el objetivo de conocer mejor nuestra empresa y mejorar la gestión diaria de la misma.

Asier Oñativia