Tiempos convulsos, decisiones difíciles y cambios estratégicos siempre con mucha cabeza

En una situación tan inesperada como la actual con una pandemia de 2 años, una guerra en Europa, una crisis energética sin precedentes y con todos los imprevistos que nos está tocando vivir todo el mundo comenta que “no salimos de una gorda y ya estamos metidos en otra”.

Por supuesto que el drama humano está por encima de todo pero en este blog intento comentar aspectos relacionados con la gestión integral de nuestras empresas.

Uno con la experiencia que nos va dando la vida intenta ser cada vez más pausado y pensar varias veces decisiones importantes que puedan afectar a nuestros negocios. Nos llegan por todos los lados reflexiones de que hay que cambiar, hay que adaptarse y si no nos movemos rápido acabaremos cerrando.

Pero esta experiencia que comentaba me hace reflexionar sobre esos cambios tan bruscos que nos llegan como “alarmas” por todos los lados. Hay empresas que tienen un poso de muchas décadas y que esos cambios a medio/largo plazo pueden incluso hasta perjudicarles.

Cuando uno se ha ganado un cierto prestigio, una imagen de seriedad y una confianza que se valora tanto en nuestros clientes hay que tener cuidado con esos cambios. Adaptarse por supuesto que sí, pero ojo con cambios de rumbo drásticos. Puede que por precipitarnos echemos por tierra muchos años de trabajo y de transmitir una imagen que se distorsione con esos cambios.

Obviamente la situación financiera es clave para este tipo de decisiones. Si tenemos una base sólida y un colchón importante que nos de nuestra larga trayectoria quizás es mejor desaprovechar algunas oportunidades de negocio como decisión estratégica, parece contraproducente pero hay casos que puede no ser nada descabellado. Y todo para entre cosas no convertirse en uno más dentro de nuestro sector que va con todo a por todo sin ningún tipo de escrúpulo.

La diferenciación sólo se consigue normalmente con una larga trayectoria y con una confianza que a veces es muy difícil de medir. No la perdemos en tiempos tan revueltos como los actuales en los que nos llegan mensajes catastrofistas y apocalípticos por todos los lados.

La experiencia y el poso que las empresas de larga trayectoria tienen es un valor añadido que no se puede perder por decisiones precipitadas.

Asier Oñativia

El complicadísimo análisis en detalle de los datos en las micro-pymes.

Hoy quiero hablar de lo complicado que es para los autónomos y las micro-empresas dedicar tiempo a conocer mejor su empresa desde los valiosos datos que muchas veces no tienen ni tiempo ni herramientas para analizar.

Día a día

Hace unos días un muy buen amigo me comentaba lo frustrante que es para él no poder conocer mejor  la información que genera su empresa. Le resulta imposible, la gestoría lo único que le aporta es cumplir con la legalidad. Sólo se preocupa de pedirle los documentos para llegar a tiempo a presentar los impuestos periódicos que le corresponden por su actividad. Paga un dinero por algo que lo tiene que hacer pero que el único retorno que tiene es cumplir con lo legalmente establecido. Ni un solo reporte de información que le genere valor para conocer mejor su pequeña empresa.

Su día a día está en dirigir la empresa, producir como el que más, preparar presupuestos, gestión de la tesorería, compras, facturación, etc.  En la misma tesitura que están la gran mayoría de los autónomos. Con este panorama es imposible para él analizar la información que le genera su actividad diaria.

Análisis

Me lo comentaba porque él sabe que al final yo siempre he desarrollado mi actividad laboral explotando la información desglosándola al máximo detalle para obtenerle el mayor valor posible. No necesita como otros muchos nada sofisticado, con una base de datos o unas plantillas de Excel a medida adaptadas a su actividad le pueden aportar muchísimo valor.

Pero hay un problema, se tiene que parar, dedicar un tiempo a analizar qué es lo que necesita y después de un análisis pausado desarrollar esas herramientas que él necesita con alguien al que se lo transmita.

Luego hay un segundo problema, ¿Quién alimenta esa información para tenerla al día? Es muy complicado que él sea la persona que se encargue de que el nuevo sistema de gestión propio tenga los datos actualizados para sacarle partido. Puede delegar en alguien pero hay que pasar la información a esa persona (También va a requerir de su tiempo, sobre todo en la fase inicial). En definitiva, muchos de estos grandes héroes de nuestra sociedad no pueden destinar recursos a conocer mejor su negocio porque el día a día les sobrepasa.

Conclusión

No les queda otra que buscar colaboradores y delegar parte de su trabajo para ese auto conocimiento tan necesario en cualquier actividad laboral hoy en día. Y además así conseguirán algo mucho más importante, ser más felices. El agobio diario será menor y el conocimiento mucho mayor. Hay que pararse, incluso dejar de lado algunos trabajos de su actividad diaria para conseguir mejorar. En caso contrario siguen metidos en un bucle sin salida y que no tiene un final. O externalizar o muy probablemente seguir igual indefinidamente.

Es muy fácil decirlo desde fuera pero yo creo que es necesario para mejorar tanto estas pequeñas empresas como la calidad de vida de quienes las sacan adelante con su duro trabajo diario. Son unos héroes, eso es innegable.

Asier Oñativia

¿Me es rentable automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa?

Me ha surgido recientemente un dilema que es un problema que a muchos de vosotros os habrá pasado en vuestro trabajo. Tengo que acceder muy frecuentemente a una información histórica de mi empresa que me lleva mucho tiempo cada vez que tengo que acceder a ella. En base a estas circunstancias me tuve que hacer la siguiente pregunta, ¿Me merece la pena analizar e invertir muchas horas de mi tiempo en automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa para mejorar en el futuro? Eso nos ha pasado a todos en muy distintos ámbitos de nuestro trabajo diario.

Claves para tomar una decisión.

A mí me acaba de pasar y he tenido que revisar facturas y contabilidades de los últimos 10 años porque llegué a la conclusión de que la inversión de tiempo me iba a aportar mucho en el futuro.

Yo me planteé las siguientes reflexiones :

•  ¿Cada cuánto tiempo accedo a esta información y cuánto tiempo invierto actualmente para acceder a la misma?
•  ¿Cuánto tiempo aproximadamente necesitaría para extraer la información que necesito y automatizar el acceso a ella?
• Tengo que hacer un calendario y un planning para hacer el trabajo. Planificar cuánto tiempo y cuándo me voy a dedicar a extraer esta información antigua.
• Beneficios que voy a obtener en el futuro. Yo enumeré lo que yo creía que iba  a mejorar mi trabajo y mi empresa si extraía esa información.
• A medio/largo plazo cuánto tiempo me voy a ahorrar respecto a lo que ahora invierto cada vez que tengo que acceder a esa información.
• Pensé en un sistema para seguir alimentando los datos en un futuro sobre esa información que yo creo valiosa. Yo me hice una base de datos con una serie de formularios para alimentar esa información en un futuro.
• Tengo que explotar esa información de manera rápida, inmediata y eficaz. Yo me he elaborado unos informes que me van a permitir explotar esa información de una manera muy sencilla.
• ¿Hay más personas en mi organización que se van a beneficiar de ese trabajo?. En mi caso pensé que la dirección y los socios de la empresa iban a poder acceder a una información valiosa mucho más rápido y les  iba a aportar valor para conocer mejor su empresa.
• Estudio anterior a empezar el trabajo de cómo voy a organizar la información. Diseñé previamente una base de datos con sus distintas tablas relacionando unas con otras a través de índices claves que luego me iban a permitir explotar mejor la información. Un diseño puro de una base de datos relacional para luego mejorar el acceso a la información y el valor de la misma.
• Me va a costar mantener la información que voy a ir incorporando a este nuevo sistema de control de parte de la información de mi empresa. Para que la carga fuera rápida diseñé unos formularios que me hacen muy ágil el seguir alimentando la base de datos en el futuro.

Decisión

En base a estas claves que me planteé previamente tomé la decisión de invertir más de 50 horas de mi tiempo en extraer esa información antigua de mi empresa. 

Tenemos que ser sinceros con nosotros mismos. Hay que poner en una balanza si el trabajo que nos vamos a tomar va a merecer la pena. Hay veces que igual no lo sabemos con seguridad y nos tenemos que lanzar a la piscina con un cierto riesgo de fracaso, pero hay otras que con las preguntas claves iniciales ya vamos a tener una respuesta. 

Yo lo tuve muy claro, me merecía la pena  porque iba a acceder a una información muy valiosa de manera inmediata por múltiples criterios distintos de selección de dicha información.

• Yo accedía a esa información con mucha frecuencia y tenía que bucear en muchos datos cada vez que ncesitaba algo.
• Si no lo hacía tendría que estar buscando en contabilidad, archivo, etc, cada vez que me surgiera una necesidad.
• Ese trabajo habría que volver a repetirlo siempre que surgiera la necesidad de la búsqueda de cualquier tipo de información relacionada con lo que yo he automatizado.
• Ahora lo encuentro todo y por el criterio que quiera en cuestión de pocos segundos.

Conclusiones

Siempre es mejor analizar antes que hacer, eso está muy claro. Pero dediquemos unas horas a analizarlo en profundidad para tomar la decisión adecuada. Y si vemos claro que el trabajo va a merecer la pena hay que tirar para adelante. Cuanto más automaticemos los procesos de trabajo de nuestra empresa y el acceso y la explotación de la información mejor conoceremos nuestra empresa y tomaremos decisiones más acertadas.

Asier Oñativia

LA INFORMACIÓN DE TU EMPRESA ES ORO PURO, APROVECHALA

En los últimos meses me está tocando conocer algunas empresas a través de distintas colaboraciones con el objetivo de ayudarles a mejorar algunos aspectos de su gestión diaria. A raíz de estas vivencias ha nacido éste post.

Lo primero que es evidente pero que creo conveniente recalcar es lo siguiente.

Desarrollos web a medida vs CMS o plantillas predeterminadas

Me está tocando profundizar mucho en el desarrollo a medida de sitios web y ahora entiendo las dudas al tomar la decisión sobre encargar un sitio web a medida sin plantillas CMS o utilizarlas. Las plantillas CMS son las que utilizan los conocidos Wodpress, Joomla, Blogger, Magento, Prestashop, etc.

Sensaciones contradictorias entre los datos fríos y las sensaciones. Márgenes de maniobra, ¿hasta cuándo?

Siempre es complicado admitir la frialdad de los datos cuando se tiene ilusión en algo en lo que se cree y en lo que se ha invertido mucho tiempo. Lo importante dese mi punto de vista es marcarse unos hitos en tiempo y/o inversión que son los máximos hasta los que estamos dispuestos a continuar sin asumir importantes cambios en ese proyecto en concreto o en nuestro modelo de negocio tradicional. No se puede seguir si la realidad no es la que creíamos que iba a ser. Las vendas no son para los negocios.

Tu empresa y tu vida laboral van bien, ¿Necesitas cambios? Seguro que sí.

Después de un verano muy intenso con vacaciones pero también con temas importantes que cerrar voy a complementar el blog con un nuevo tipo de posts un poco distintos. Voy a añadir al blog nuevos posts algo más cortos y concretos sobre reflexiones generales basadas en mi experiencia. Seguiré también con mis posts más habituales sobre herramientas IT, el mundo 2.0 y metodologías de gestión que son más extensos porque intentan explicar el funcionamiento general de algo concreto. Mezclaré ambas líneas editoriales.

Busca los Indicadores claves no económicos de tus ventas (Las apariencias y los números a veces engañan)

En una época tan cambiante y cada vez más digitalizada debemos de tener muy en cuenta cómo vendemos además de cuánto. Tu empresa y tú como vendedor de productos o servicios debes de medir muy bien la calidad de tus ventas y cómo las vendes. Debemos de fijarnos indicadores que nos hagan medir esa calidad de nuestra venta. Nadie quiere ser uno más de los que se hable de ellos en términos tan habituales como, “Pero si eran muy grandes y vendían muchísimo, ¿Como han podido acabar así?”, etc.

Pensar antes de actuar, aprovecha el momento si estás empezando

En este nuevo tiempo que me está tocando vivir me estoy encontrando con mucha gente diversa que me aporta mucho porque cada uno tiene su experiencia y de todos se aprende mucho.

Tipos de empresas

Entre toda este gente me he encontrado con varios emprendedores muy ilusionados con empezar a rodar su nuevo negocio. En este grupo hay empresas nuevas que surgen de un cierre de su empresa anterior, gente que quiere montar su propio negocio en un comercio tradicional, otros en un comercio on-line, personas que quieren abrir una nueva línea de negocio en su empresa que ya está en

El marketing como herramienta para tus objetivos

Es importante diferenciar entre objetivos finales y las herramientas que vamos a utilizar para llegar a esos objetivos. El marketing bien utilizado y un buen análisis de nuestras necesidades previas nos puede ayudar mucho a lograr estos objetivos.

Recientemente he tenido la gran suerte de acudir a un par de cursos con Aitor Ubarretxena(@aitorzen) de la agencia Infotres (http://www.infotres.com/es/) en los que he aprendido a ordenar muchas ideas que tenía sobre el marketing. Tuve muy buen feeling con él desde el principio y me ha ayudado mucho en esta nueva etapa que me está tocando vivir.

Fases de un Proyecto de Implantación de ERP o similar

Hoy toca hablar de las fases de un proyecto de implantación de una aplicación de gestión integral que afecte a todas las personas que forman una empresa. Yo lo he dividido en 5 fases pero podríamos usar otros criterios, quizás muchos de los comentarios que hago en este post se podrían aplicar a cualquier proyecto que afronte una empresa. Espero que las reflexiones basadas en mi experiencia os ayuden y os aporten algo.

Fase 1. Análisis, Elección producto, partner o proveedor y aportaciones iniciales

Contabilidad analítica de costes, ¿SI o SI?

 Los últimos días estoy rodeado de positivismo en un curso muy completo para convertir las ideas en empresas (En Bidasoa Activa). Además de rodearme de gente con mucha energía positiva, muy interesante y valiente me he reafirmado en la idea que tenía de que muchas empresas no profundizan todo lo necesario en analizar sus proyectos desde el punto de vista de control de costes. Yo siempre digo que la contabilidad general de tu empresa es una obligación y la contabilidad analítica de costes es una necesidad.

Tenemos la información, es un pecado no aprovecharla 

¿Y ahora qué?

Parecía que nunca iba a llegar pero como todo llega se puede decir que ya estoy totalmente abierto a nuevos retos profesionales. La que parecía iba a ser una semana tranquila se ha convertido en una semana de lo más movidita. Entre el cierre de los flecos de mi salida de mi trabajo anterior, un curso de Canvas todas las mañanas y un par de entrevistas que me han salido la semana se ha convertido en todo menos tranquila.

Medir el impacto en la red, hay que medirlo todo

Hay un principio en Marketing digital que me parece muy apropiado para cualquier acción orientada a la red que realicemos en nuestras empresas. “Si algo no se puede medir no vale”, con esto se quiere transmitir que toda acción, campaña o estrategia que se realice de nuestra empresa, marca, producto o servicio tiene que ser medible para analizar el impacto que ha tenido. Recientemente acudí a un curso sobre herramientas para medir este impacto y creo que es interesante compartir conclusiones que adquirí del mismo con la sabiduría de Miguel Fernández (@lostinweb20).

Definamos nuestros objetivos

Debemos de tener claros nuestros objetivos antes de mover ficha. Crearnos perfiles en N redes sociales no es ningún objetivo. No nos dejemos impresionar por los números globales, es mucho mejor la calidad que la

Nuevos Proyectos Siempre Integrados en nuestros Sistemas Actuales

Hace unos cuantos post escribí sobre la evolución de los sistemas de gestión a plataformas globales y unificadas. Hoy voy a profundizar un poco más sobre este tema con casos concretos.

No podemos obviar que la mejora en las comunicaciones, la revolución digital, el mundo de los negocios en la red y la web 2.0 en general nos está cambiando hábitos diarios tanto personales como profesionales casi sin darnos cuenta. Tanto que cada vez tenemos más oferta de nuevos productos y servicios y yo creo que

EL CONTROL “COMPARTIDO” DE TU NEGOCIO AL MAXIMO DETALLE MARCA LA DIFERENCIA

Ahora que me estoy formando en herramientas orientadas a sectores distintos al de la construcción sigo confirmando que al final todas las herramientas de gestión buscan lo mismo adaptándolas a cada casuística. Si conseguimos  saber cómo es al máximo detalle el día a día de nuestra empresa podremos tomar decisiones con menos posibilidades de equivocarnos.

LA EVOLUCION DE LOS SISTEMAS DE GESTION A SOLUCIONES GLOBLALES Y ABIERTAS

Uno que lleva muchos años trabajando con soluciones de aplicaciones de gestión de muy distintos ámbitos se sorprende si echa un vistazo a unos años atrás.

La evolución ha sido tan grande que hoy en día parece impensable plantearnos aplicaciones de un departamento o de una sección de nuestras empresas que no estén conectadas con las demás aplicaciones de la organización. Esto no quiere decir que existan todavía muchísimas aplicaciones muy poco integradas con una solución global que englobe toda la información de nuestra empresa. Muchas veces se debe a que son aplicaciones muy antiguas que no han evolucionado y que por falta de interés o de presupuesto no se han integrado con el resto de las aplicaciones. Estos casos producen en muchas ocasiones la indeseada duplicación de carga de información que hace que más de 1 persona cargue la información en más de 1 aplicación de nuestra empresa.  Hay veces que no es fácil llegar al siempre deseado dato único que sólo se introduce una vez y que vale para todas las aplicaciones que necesitan “beber” de ese dato. Otras veces se utilizan los “parches” que los informáticos hacemos para exportar información de una aplicación para luego importarla en otra y así integrarla aunque no sea lo ideal.

Definir Estrategia en Social Media Antes de Dar Ningún Paso

En este post voy a intentar ofrecer unas reglas básicas antes de que demos el salto a la presencia activa en la red de nuestra empresa, nuestra marca o nuestros productos y servicios. Vamos a analizar las oportunidades y los desafíos de los Social Media para las empresas. No voy a entrar en analizar una red social determinada, vamos a hablar sólo de estrategia global.

Lo más importante es que pensemos en nuestra presencia en la red como una nueva vía de negocio para nuestra empresa. Tenemos que pensar en nuestra estrategia y en qué buscamos si vamos a decidir dar el salto en serio a la red. Debemos de tener claro que con la web 2.0 el usuario es el rey. Olvidemos de una web como un simple catálogo de lo que ofrecemos y lo que vendemos. No quiero decir que no sea necesario pero esto no es Social Media.

LA DIFICULTAD DE NO EXTERNALIZAR CIERTOS SERVICIOS, NOSTALGIA.

Como primer post de este año voy a hablar de lo difícil que es gestionar ciertos servicios desde dentro de nuestra empresa sin externalizarlos. Y en muchos casos es muy lógico e imposible de asumir internamente el coste de estos servicios.

En esta época de cambios en el que continuamente la administración pública varía criterios de gestión que “trastornan” nuestros quehaceres de gestión diarios es muy difícil asumir todos estos cambios desde dentro de las empresas sin apoyos externos. Como alguna vez os he comentado yo he trabajado más de una década como analista/programador de todo tipo de aplicaciones de gestión en un pequeño departamento interno de una empresa mediana-grande en continuo crecimiento en el que desarrollábamos todas las aplicaciones de gestión internamente y a medida. Llevándolo a los cambios de hoy en día, tendríamos que adaptar nuestros sistemas de gestión a los cambios en los nuevos modelos de contratos de empleo, cambios en el IVA con el nuevo criterio de caja en el que en algunos casos se puede devengar el IVA según el pago o cobro y no según la fecha de factura, nueva normativa SEPA europea obligatoria para las domiciliaciones bancarias, etc. etc. Con esto podemos deducir que si no somos una empresa de un tamaño muy grande es muy difícil de asimilar el coste de un importante Dpto de TI que nos mantenga todos nuestros productos al día.

¿Externalizar o no? Depende, hay que analizar cada caso

La alineación total de la tecnología con nuestro modelo de negocio - Grandes cambios en los Dptos.TI

Han quedado atrás los orígenes de la función del departamento de Informática en las empresas. Como muchos recordamos todo empezó con la intención de automatizar procesos de gestión o de producción. Muchas cosas que se hacían manualmente gracias a las “máquinas” podíamos ahorrarnos mucho tiempo y lo que era aún mejor, “podíamos explotar la información y sacar conclusiones sobre la marcha de nuestro negocio”.

Así poco a poco todas las empresas fuimos incorporando nuestro departamento de informática a nuestras empresas o subcontratándolo a través de servicios o productos vía outsourcing. Fuimos invirtiendo poco a poco en hardware con nuevos servidores, pc’s, portátiles, impresoras, móviles, smartphones, tablets, etc. etc. Luego nos hicimos nuestros programas a medida o compramos una solución comercial que más o menos se adaptara a nuestras necesidades. Aquí tuvimos quién más y quién menos nuestros problemas por la ineficacia de nuestras inversiones o por la poca explotación de las mismas.

        Nosotros conocemos nuestro modelo de negocio, adaptemos la tecnología a él.