Fases de un Proyecto de Implantación de ERP o similar

Hoy toca hablar de las fases de un proyecto de implantación de una aplicación de gestión integral que afecte a todas las personas que forman una empresa. Yo lo he dividido en 5 fases pero podríamos usar otros criterios, quizás muchos de los comentarios que hago en este post se podrían aplicar a cualquier proyecto que afronte una empresa. Espero que las reflexiones basadas en mi experiencia os ayuden y os aporten algo.

Fase 1. Análisis, Elección producto, partner o proveedor y aportaciones iniciales

En esta fase normalmente hay bastante buena disposición por parte de todos. Las personas tienen más o menos ilusión en afrontar un nuevo proyecto que mejore la gestión de nuestra empresa y el control y la eficiencia de nuestra cadena de valor. El personal normalmente expone sus ideas, tiene ganas de participar y es proactivo para aportar mejoras. Hay que definir bien objetivos generales e intentar concretar lo máximo posible. Tenemos que tener muy claro lo que buscamos antes de empezar a buscar lo que necesitamos. Una vez que lo tengamos claro acudamos a varias presentaciones que nos hagan una idea de lo que nos ofrece el mercado. Cuanto más productos veamos más depuraremos lo que necesitamos. Haremos una primera selección y volveremos a reunirnos con nuestros "finalistas". Profundizaremos en lo que nos ofrecen los productos de estas últimas opciones para hacernos una idea lo más real posible de lo que nos ofrecen. La elección de nuestro partner es clave para nuestro futuro y tenemos que elegir bien. Consigamos muchas referencias de sus clientes antes de contratarlo, preguntemos por sus recursos, si su call-Center de atención a los usuarios es rápido y eficiente, solvencia de la empresa, etc.

Incluso aquí ya empiezan a escucharse a los más contrarios a los cambios que dejan caer la no necesidad de invertir tanto dinero, dicen que no estamos tan mal, que igual podemos acabar peor que ahora, para qué gastar (No lo consideran una inversión), etc etc.

Muchas reuniones, definir necesidades y elegir nuestro camino.

Opciones

Fase 2. Definición de necesidades con más detalle, hitos, recursos necesarios y preparación de la implantación.

En esta fase empezamos a darnos cuenta de la magnitud del proyecto, vamos definiendo las fases del proyecto. Tenemos que concretar al detalle que información tenemos en nuestros sistemas actuales, cómo vamos a migrar esa información y cómo vamos a integrar nuestra Información en el sistema adquirido. Empezamos a parametrizar en la nueva aplicación nuestra manera de trabajar y como vamos a gestionar nuestra empresa en el nuevo sistema. Aquí empezamos a darnos cuenta normalmente que el software no es tan bueno como creíamos y que el esfuerzo requerido va a ser mayor que el esperado. Además el partner normalmente nos empieza a cuantificar los costes extras de esas personalizaciones que no son tan fáciles como preveíamos y que van a incrementar el coste del proyecto. El producto ya no se adapta como un guante a una mano como nos habían vendido. Empezamos a ser conscientes de los recursos propios y externos que vamos a necesitar para el éxito de la implantación. Debemos de marcarnos hitos que vayamos cumpliendo para ir avanzando con resultados palpables.

En esta fase el desembarco del proyecto va aumentando. La gente alega estar muy ocupada en su día a día (Muchas veces es verdad) y que es todo mucho más costoso de lo que habían entendido. PELIGRO. Hay que apretar los dientes y seguir para adelante. Es que como si estamos subiendo un puerto de categoría especial en una etapa ciclista, nos cuesta, vemos que no podemos y nos quedan aun 150 kms a meta con varios puertos como este. Si lo hemos preparado bien y somos tenaces llegaremos a la meta y lo conseguiremos. Si no es así abandonaremos antes de llegar a la meta.

DECISIONES. Si vemos que nos hemos equivocado y que el proyecto no se ajusta a nuestras necesidades quizás debamos de abandonarlo antes de seguir gastando dinero y recursos propios en el proyecto. Esta decisión es muy difícil tomarla pero no hay que descartarla, mas vale una retirada a tiempo que perder mucho o todo por cabezonería. A veces una retirada a tiempo es una victoria.

No seremos tan precisos como la gestación de un bebe pero intentemos definir bien las fases y los hitos de nuestro proyecto.

Fase 3. Exportación de datos, importación y banco de pruebas.

Esta que es la fase más técnica del proyecto se deja en manos de los informáticos o consultores del partner. Por parte de la empresa normalmente colabora el responsable del proyecto principalmente y en menor medida los usuarios clave que hayamos designado. En el tiempo suele alargarse mucho porque los procesos para el volcado de datos suelen ser muy costosos y hay que depurar todo muy bien para no cometer errores y que la información que traspasemos al nuevo sistema sea lo más aprovechable posible. Cuanta más información útil traspasemos menos tendremos que picar en la nueva aplicación. En algunos casos será inevitable meter información a mano por ser nueva y no existir en los antiguos sistemas o porque la nueva parametrizacion nos lo exige.

Aquí el dpto. Administrativo principalmente y también los dptos. Más afectados por el cambio se empiezan a dar cuenta de donde se están metiendo. En esta fase formaremos a los que hayamos definido como usuarios clave en cada módulo para que cuando empecemos a probar y a rodar sepan bien lo que tienen que hacer. Entre esos usuarios clave y nuestro proveedor iremos formando escalonadamente a las distintas áreas de la organización según el planning de implantación del proyecto.

Mucha formación, decisiones y moldeado del producto a nuestra empresa.

Fase 4. Implantación en producción escalonada de todos los módulos.

Casi siempre el conejillo de indias es el dpto. Contable y administrativo. Se empieza por ahí porque en teoría son los mas acostumbrados a trabajar con aplicaciones de gestión. Siempre hay que tener un plan "b" para volver a los sistemas antiguos por si en las pruebas no detectamos los errores que nos encontramos al pasar a producción. Esto pasa mas a menudo de lo que nos gustaría. No es lo mismo probar que empezar en real y tirarse a la piscina. Aquí por desgracia empiezan a pasar mas incidencias de las esperadas y suele se un proceso duro. Iremos formando a todos nuestros empleados que vayan a usar la herramienta según avance el proyecto y según las necesidades del mismo. Es complejo implantar cada uno de los módulos hasta que se puedan considerar estables.

Según las estadísticas la implantación de aplicaciones de software integral de gestión que afecten a toda la empresa termina en éxito en un muy bajo porcentaje. En todas estas dificultades narradas y muchas de las que no menciono por no extenderme hay abandonos que terminan por desestimar la implantación de muchos módulos previstos inicialmente. Muchos se quedan con solo contabilidad y financiero por la falta de la involucración de la dirección, por elegir mal el producto o porque los detractores consiguen tumbar el proyecto.

Si todos vamos a una tendremos muchas más opciones de terminar con éxito nuestro proyecto.

Fase 5. Consolidación, resignación o abandono del proyecto.

En esta fase se mezclan módulos ya implantados que hay que mantener con otros que no conseguimos ponerlos en producción. PELIGRO. No nos conformemos con llegar a término con una parte del proyecto, el esfuerzo no habrá merecido la pena. Debemos ser rigurosos e intentar conseguirlo todo. Tenemos que vivir un tiempo en el alambre con los problemas que esto conlleva en nuestro trabajo diario. Tendremos atascos, momentos caóticos, pero si somos perseverantes y el producto elegido es el que mejor se ajusta a nosotros lo conseguiremos.

HUMILDE CONSEJO. Durante todo el proyecto la involucración de la dirección debe de ser total. Si el personal percibe que el cambio no tiene vuelta atrás todos asumirán con más naturalidad que hay que apoyar si o si para el que proyecto llegue a buen fin.

Consideraciones finales

 Hay productos muy buenos y otros no tan buenos (Lo que es bueno para una empresa puede que no sea bueno para nosotros y viceversa). Lo importante es elegir bien según como sea nuestra empresa y dedicar mucho tiempo al análisis de nuestras necesidades. Debemos de implantar un sistema que vaya de la mano de la estrategia que tiene la empresa, como siempre digo las aplicaciones si son buenas se tienen que poder adaptar a nuestra forma de trabajar y de gestionar nuestra empresa.

Y debemos llevarnos muy bien con nuestros compañeros de viaje con los que hemos externalizado estos productos o servicios. Yo siempre he intentado tener una relación muy cordial con todos ellos, para mí desde el momento que trabajan con nosotros (Más que para nosotros), forman parte de nuestra empresa y debemos de trabajar juntos y entendernos lo mejor posible para que todos estemos contentos con los resultados. En algunos casos he tenido contacto casi diario con ellos y he tenido una relación casi personal como con algunos compañeros de trabajo porque a mí siempre me han respondido y he tenido muy buenas experiencias en general.

Asier Oñativia