martes, 2 de octubre de 2018

Cambios necesarios para la optimización de recursos


Ahora que estoy más cerca de la micro-pyme que antes veo que la optimización de los recursos es aún más imprescindible y aprovechable que en las grandes empresas en las que antes me movía.

En las empresas pequeñas el tiempo es un recurso muy preciado que siempre escasea. Por eso optimizarlo y disminuir si es posible el tiempo empleado en algunas tareas diarias puede ser oro para nuestra empresa.  Obviamente, los actores son muchos menos (En algunos casos una sola persona). Es muy frecuente que por la propia dinámica y las costumbres heredadas que asumimos con naturalidad se produzcan pequeños cuellos de botella que paralizan tareas que si las organizamos de otra manera se podrían agilizar.


Un ejemplo claro es digitalizar toda la información que utilizamos en nuestra empresa y crear nuestro propio gestor documental que sea ágil y accesible para todos. Es muy frecuente que para acceder a nuestra información perdamos demasiado tiempo con llamadas, necesidad de ir a la oficina a mirar información cuando estamos con un cliente/proveedor, etc.  Si toda la información la tenemos accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento de una manera ágil nos hará ser muchos más productivos, mejorar nuestra imagen con los demás y aprovecharemos mejor nuestro tiempo.


También pienso que hay tareas establecidas que se hacen de una manera determinada por costumbre y por inercia de nuestra propia historia. Hay veces que hacemos trabajos monótonos de gestión que se podrían reutilizar de otras veces y automatizar si cambiamos la forma de afrontarlos.  Es probable que darle una vuelta a esto nos lleve tiempo pero nuestra tarea debe ser medir el avance que nos producirá a medio/largo plazo para ver si el esfuerzo nos recompensa.



Al ser ámbitos de trabajo con recursos muy limitados tenemos que intentar detectar todo lo que es mejorable en la gestión diaria de todas nuestras tareas para agilizarlas.

En mi caso me he trabajado soluciones más o menos sencillas que me han permitido agilizar dichas tareas y ser mucho más productivo.  Os pongo unos ejemplos prácticos reales:




-          Gestor Documental propio para el acceso rápido a toda la información relevante que necesito desde cualquier lugar (Utilizando Dropbox).
-          Plantillas de Excel. Me he creado muchas que me hacen más fácil mi trabajo diario (Tesorería, Contabilidad Analítica, Previsiones, Listas sencillas con los campos necesarios y sus autofiltros para buscar rápido la información, etc.)
-          Modelo de base de datos de Access propio para la gestión de incidencias e inversiones. Crear una base de datos relacional sencilla pero con un acceso muy rápido a toda la información de lo que yo invierto y gasto en mi empresa que me permite filtrar por el criterio que necesito en cada momento para buscar la información al instante de todo el histórico de mi empresa. 
-          Esta misma base de datos una vez diseñada la reutilizo para la gestión de inversiones, reclamaciones, etc.




Pensar y realizar estas y otras tareas me llevaron un tiempo pero hoy en día me permite tener muchos trabajos automatizados y un acceso a la información inmediato desde cualquier lugar y bajo el criterio que necesite en cada momento. Hay que replantearse nuestros procesos internos de trabajo y pensar siempre en mejorar para no estancarnos.

Asier Oñativia



lunes, 19 de marzo de 2018

El complicadísimo análisis en detalle de los datos en las micro-pymes.


Hoy quiero hablar de lo complicado que es para los autónomos y las micro-empresas dedicar tiempo a conocer mejor su empresa desde los valiosos datos que muchas veces no tienen ni tiempo ni herramientas para analizar.

Día a día

Hace unos días un muy buen amigo me comentaba lo frustrante que es para él no poder conocer mejor  la información que genera su empresa. Le resulta imposible, la gestoría lo único que le aporta es cumplir con la legalidad. Sólo se preocupa de pedirle los documentos para llegar a tiempo a presentar los impuestos periódicos que le corresponden por su actividad. Paga un dinero por algo que lo tiene que hacer pero que el único retorno que tiene es cumplir con lo legalmente establecido. Ni un solo reporte de información que le genere valor para conocer mejor su pequeña empresa.




Su día a día está en dirigir la empresa, producir como el que más, preparar presupuestos, gestión de la tesorería, compras, facturación, etc.  En la misma tesitura que están la gran mayoría de los autónomos. Con este panorama es imposible para él analizar la información que le genera su actividad diaria.


Análisis

Me lo comentaba porque él sabe que al final yo siempre he desarrollado mi actividad laboral explotando la información desglosándola al máximo detalle para obtenerle el mayor valor posible. No necesita como otros muchos nada sofisticado, con una base de datos o unas plantillas de Excel a medida adaptadas a su actividad le pueden aportar muchísimo valor.


Pero hay un problema, se tiene que parar, dedicar un tiempo a analizar qué es lo que necesita y después de un análisis pausado desarrollar esas herramientas que él necesita con alguien al que se lo transmita.

Luego hay un segundo problema, ¿Quién alimenta esa información para tenerla al día? Es muy complicado que él sea la persona que se encargue de que el nuevo sistema de gestión propio tenga los datos actualizados para sacarle partido. Puede delegar en alguien pero hay que pasar la información a esa persona (También va a requerir de su tiempo, sobre todo en la fase inicial). En definitiva, muchos de estos grandes héroes de nuestra sociedad no pueden destinar recursos a conocer mejor su negocio porque el día a día les sobrepasa.

Conclusión

No les queda otra que buscar colaboradores y delegar parte de su trabajo para ese auto conocimiento tan necesario en cualquier actividad laboral hoy en día. Y además así conseguirán algo mucho más importante, ser más felices. El agobio diario será menor y el conocimiento mucho mayor. Hay que pararse, incluso dejar de lado algunos trabajos de su actividad diaria para conseguir mejorar. En caso contrario siguen metidos en un bucle sin salida y que no tiene un final. O externalizar o muy probablemente seguir igual indefinidamente.


Es muy fácil decirlo desde fuera pero yo creo que es necesario para mejorar tanto estas pequeñas empresas como la calidad de vida de quienes las sacan adelante con su duro trabajo diario. Son unos héroes, eso es innegable.

Asier Oñativia