Cambios necesarios para la optimización de recursos

Ahora que estoy más cerca de la micro-pyme que antes veo que la optimización de los recursos es aún más imprescindible y aprovechable que en las grandes empresas en las que antes me movía.

En las empresas pequeñas el tiempo es un recurso muy preciado que siempre escasea. Por eso optimizarlo y disminuir si es posible el tiempo empleado en algunas tareas diarias puede ser oro para nuestra empresa.  Obviamente, los actores son muchos menos (En algunos casos una sola persona). Es muy frecuente que por la propia dinámica y las costumbres heredadas que asumimos con naturalidad se produzcan pequeños cuellos de botella que paralizan tareas que si las organizamos de otra manera se podrían agilizar.

Un ejemplo claro es digitalizar toda la información que utilizamos en nuestra empresa y crear nuestro propio gestor documental que sea ágil y accesible para todos. Es muy frecuente que para acceder a nuestra información perdamos demasiado tiempo con llamadas, necesidad de ir a la oficina a mirar información cuando estamos con un cliente/proveedor, etc.  Si toda la información la tenemos accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento de una manera ágil nos hará ser muchos más productivos, mejorar nuestra imagen con los demás y aprovecharemos mejor nuestro tiempo.

También pienso que hay tareas establecidas que se hacen de una manera determinada por costumbre y por inercia de nuestra propia historia. Hay veces que hacemos trabajos monótonos de gestión que se podrían reutilizar de otras veces y automatizar si cambiamos la forma de afrontarlos.  Es probable que darle una vuelta a esto nos lleve tiempo pero nuestra tarea debe ser medir el avance que nos producirá a medio/largo plazo para ver si el esfuerzo nos recompensa.

Al ser ámbitos de trabajo con recursos muy limitados tenemos que intentar detectar todo lo que es mejorable en la gestión diaria de todas nuestras tareas para agilizarlas.

En mi caso me he trabajado soluciones más o menos sencillas que me han permitido agilizar dichas tareas y ser mucho más productivo.  Os pongo unos ejemplos prácticos reales:

-          Gestor Documental propio para el acceso rápido a toda la información relevante que necesito desde cualquier lugar (Utilizando Dropbox).

-          Plantillas de Excel. Me he creado muchas que me hacen más fácil mi trabajo diario (Tesorería, Contabilidad Analítica, Previsiones, Listas sencillas con los campos necesarios y sus autofiltros para buscar rápido la información, etc.)

-          Modelo de base de datos de Access propio para la gestión de incidencias e inversiones. Crear una base de datos relacional sencilla pero con un acceso muy rápido a toda la información de lo que yo invierto y gasto en mi empresa que me permite filtrar por el criterio que necesito en cada momento para buscar la información al instante de todo el histórico de mi empresa. 

-          Esta misma base de datos una vez diseñada la reutilizo para la gestión de inversiones, reclamaciones, etc.

Pensar y realizar estas y otras tareas me llevaron un tiempo pero hoy en día me permite tener muchos trabajos automatizados y un acceso a la información inmediato desde cualquier lugar y bajo el criterio que necesite en cada momento. Hay que replantearse nuestros procesos internos de trabajo y pensar siempre en mejorar para no estancarnos.

Asier Oñativia

El complicadísimo análisis en detalle de los datos en las micro-pymes.

Hoy quiero hablar de lo complicado que es para los autónomos y las micro-empresas dedicar tiempo a conocer mejor su empresa desde los valiosos datos que muchas veces no tienen ni tiempo ni herramientas para analizar.

Día a día

Hace unos días un muy buen amigo me comentaba lo frustrante que es para él no poder conocer mejor  la información que genera su empresa. Le resulta imposible, la gestoría lo único que le aporta es cumplir con la legalidad. Sólo se preocupa de pedirle los documentos para llegar a tiempo a presentar los impuestos periódicos que le corresponden por su actividad. Paga un dinero por algo que lo tiene que hacer pero que el único retorno que tiene es cumplir con lo legalmente establecido. Ni un solo reporte de información que le genere valor para conocer mejor su pequeña empresa.

Su día a día está en dirigir la empresa, producir como el que más, preparar presupuestos, gestión de la tesorería, compras, facturación, etc.  En la misma tesitura que están la gran mayoría de los autónomos. Con este panorama es imposible para él analizar la información que le genera su actividad diaria.

Análisis

Me lo comentaba porque él sabe que al final yo siempre he desarrollado mi actividad laboral explotando la información desglosándola al máximo detalle para obtenerle el mayor valor posible. No necesita como otros muchos nada sofisticado, con una base de datos o unas plantillas de Excel a medida adaptadas a su actividad le pueden aportar muchísimo valor.

Pero hay un problema, se tiene que parar, dedicar un tiempo a analizar qué es lo que necesita y después de un análisis pausado desarrollar esas herramientas que él necesita con alguien al que se lo transmita.

Luego hay un segundo problema, ¿Quién alimenta esa información para tenerla al día? Es muy complicado que él sea la persona que se encargue de que el nuevo sistema de gestión propio tenga los datos actualizados para sacarle partido. Puede delegar en alguien pero hay que pasar la información a esa persona (También va a requerir de su tiempo, sobre todo en la fase inicial). En definitiva, muchos de estos grandes héroes de nuestra sociedad no pueden destinar recursos a conocer mejor su negocio porque el día a día les sobrepasa.

Conclusión

No les queda otra que buscar colaboradores y delegar parte de su trabajo para ese auto conocimiento tan necesario en cualquier actividad laboral hoy en día. Y además así conseguirán algo mucho más importante, ser más felices. El agobio diario será menor y el conocimiento mucho mayor. Hay que pararse, incluso dejar de lado algunos trabajos de su actividad diaria para conseguir mejorar. En caso contrario siguen metidos en un bucle sin salida y que no tiene un final. O externalizar o muy probablemente seguir igual indefinidamente.

Es muy fácil decirlo desde fuera pero yo creo que es necesario para mejorar tanto estas pequeñas empresas como la calidad de vida de quienes las sacan adelante con su duro trabajo diario. Son unos héroes, eso es innegable.

Asier Oñativia

¿Me es rentable automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa?

Me ha surgido recientemente un dilema que es un problema que a muchos de vosotros os habrá pasado en vuestro trabajo. Tengo que acceder muy frecuentemente a una información histórica de mi empresa que me lleva mucho tiempo cada vez que tengo que acceder a ella. En base a estas circunstancias me tuve que hacer la siguiente pregunta, ¿Me merece la pena analizar e invertir muchas horas de mi tiempo en automatizar y agilizar el acceso a información de datos antiguos de mi empresa para mejorar en el futuro? Eso nos ha pasado a todos en muy distintos ámbitos de nuestro trabajo diario.

Claves para tomar una decisión.

A mí me acaba de pasar y he tenido que revisar facturas y contabilidades de los últimos 10 años porque llegué a la conclusión de que la inversión de tiempo me iba a aportar mucho en el futuro.

Yo me planteé las siguientes reflexiones :

•  ¿Cada cuánto tiempo accedo a esta información y cuánto tiempo invierto actualmente para acceder a la misma?
•  ¿Cuánto tiempo aproximadamente necesitaría para extraer la información que necesito y automatizar el acceso a ella?
• Tengo que hacer un calendario y un planning para hacer el trabajo. Planificar cuánto tiempo y cuándo me voy a dedicar a extraer esta información antigua.
• Beneficios que voy a obtener en el futuro. Yo enumeré lo que yo creía que iba  a mejorar mi trabajo y mi empresa si extraía esa información.
• A medio/largo plazo cuánto tiempo me voy a ahorrar respecto a lo que ahora invierto cada vez que tengo que acceder a esa información.
• Pensé en un sistema para seguir alimentando los datos en un futuro sobre esa información que yo creo valiosa. Yo me hice una base de datos con una serie de formularios para alimentar esa información en un futuro.
• Tengo que explotar esa información de manera rápida, inmediata y eficaz. Yo me he elaborado unos informes que me van a permitir explotar esa información de una manera muy sencilla.
• ¿Hay más personas en mi organización que se van a beneficiar de ese trabajo?. En mi caso pensé que la dirección y los socios de la empresa iban a poder acceder a una información valiosa mucho más rápido y les  iba a aportar valor para conocer mejor su empresa.
• Estudio anterior a empezar el trabajo de cómo voy a organizar la información. Diseñé previamente una base de datos con sus distintas tablas relacionando unas con otras a través de índices claves que luego me iban a permitir explotar mejor la información. Un diseño puro de una base de datos relacional para luego mejorar el acceso a la información y el valor de la misma.
• Me va a costar mantener la información que voy a ir incorporando a este nuevo sistema de control de parte de la información de mi empresa. Para que la carga fuera rápida diseñé unos formularios que me hacen muy ágil el seguir alimentando la base de datos en el futuro.

Decisión

En base a estas claves que me planteé previamente tomé la decisión de invertir más de 50 horas de mi tiempo en extraer esa información antigua de mi empresa. 

Tenemos que ser sinceros con nosotros mismos. Hay que poner en una balanza si el trabajo que nos vamos a tomar va a merecer la pena. Hay veces que igual no lo sabemos con seguridad y nos tenemos que lanzar a la piscina con un cierto riesgo de fracaso, pero hay otras que con las preguntas claves iniciales ya vamos a tener una respuesta. 

Yo lo tuve muy claro, me merecía la pena  porque iba a acceder a una información muy valiosa de manera inmediata por múltiples criterios distintos de selección de dicha información.

• Yo accedía a esa información con mucha frecuencia y tenía que bucear en muchos datos cada vez que ncesitaba algo.
• Si no lo hacía tendría que estar buscando en contabilidad, archivo, etc, cada vez que me surgiera una necesidad.
• Ese trabajo habría que volver a repetirlo siempre que surgiera la necesidad de la búsqueda de cualquier tipo de información relacionada con lo que yo he automatizado.
• Ahora lo encuentro todo y por el criterio que quiera en cuestión de pocos segundos.

Conclusiones

Siempre es mejor analizar antes que hacer, eso está muy claro. Pero dediquemos unas horas a analizarlo en profundidad para tomar la decisión adecuada. Y si vemos claro que el trabajo va a merecer la pena hay que tirar para adelante. Cuanto más automaticemos los procesos de trabajo de nuestra empresa y el acceso y la explotación de la información mejor conoceremos nuestra empresa y tomaremos decisiones más acertadas.

Asier Oñativia

Distintos medios, mismos objetivos, gestionar mejor tu empresa

Hoy voy a lanzar una reflexión sobre los distintos escenarios en los que nos podemos encontrar en nuestra empresa para explotar mejor la información de la misma con el fin de mejorar su gestión.

Objetivos idénticos

He tenido la suerte de trabajar en escenarios muy distintos que me han permitido tener una mente bastante abierta. Me ha tocado implantar grandes proyectos de cientos de miles de euros en organizaciones grandes para agilizar sus sistemas de gestión de la información. Lo que se pretendía  en proyectos globales de un tamaño importante era principalmente lo siguiente:

• Evitar duplicidades en la introducción de la información. Dato único.
• Acceso más rápido a la información según el rol de cada empleado. Desde cualquier lugar o dispositivo en tiempo real.
•  Aprovechar la  información para obtener valor.
• Mayor análisis de los datos de nuestra empresa. Para mejorar en resultado económico, relación con nuestros clientes, procesos internos, evitar cuellos de botella, etc.
• Obtener cuadros de mando para la dirección con los datos significativos para que a ellos les permita tomar decisiones lo más eficaces posibles.
•  Tener la información lo más actualizada posible para adelantarnos a los problemas.
•  Conseguir conocimiento para mejorar en todos los ámbitos de la gestión de nuestra empresa.

Y también me he visto en empresas muy pequeñas en las que los recursos son otros pero lo que se busca es prácticamente lo mismo. Serán proyectos mucho más modestos pero con unos objetivos muy similares.

Adaptarnos a los medios

Es obvio que si el tamaño de nuestra empresa nos lo permite invertiremos lo que sea necesario para mejorar nuestros sistemas de información.  Tendremos proyectos importantes, con personal interno dedicado y con externo subcontratado según cada caso.

Si somos una empresa unipersonal o de pocos empleados es muy probable que tengamos que tirar más de ingenio para conseguir lo mismo. Nos tendremos que crear nuestros propios cuadros de mando (De una manera más artesanal, Excel será siempre nuestro aliado) y en vez de montar estructuras potentes en comunicaciones utilizaremos plataformas gratuitas o de un precio reducido para conseguir algo muy parecido. Muchos de los puntos de los grandes proyectos que comentaba más arriba los podremos alcanzar de esta manera porque nuestro volumen de información también será mucho menor.

Mente abierta, adaptable a los distintos escenarios

En mi época pasada de consultor me ha pasado que visitando empresas  la disposición al cambio para mejorar no se palpaba en ningún momento nada más entrar por la puerta.  Tenemos que ser muy flexibles y tener una mente muy abierta porque quizás nosotros con mucho menos podremos conseguir lo mismo que otros han necesitado una inversión mucho mayor.

En mi opinión es muy importante tener claro lo que necesita para luego ver cómo podemos alcanzarlo. Nos marcamos unos objetivos de mejora y luego ya pensaremos cómo llegamos a ellos.  A mí me ha funcionado en algunas ocasiones, he pensado que necesitaba algo para mejorar un ámbito concreto de la gestión de una empresa. No tenía presupuesto pero sabía lo que quería,  tirando de mis conocimientos, consultas en la red o a otros profesionales y con mucho trabajo propio he conseguido llegar a cubrir la necesidad que había detectado. 

Si somos pequeños tendremos también grandes ventajas. No tendremos que convencer a muchas personas para trabajar en lograr nuestros objetivos. El grado de involucración puede ser mucho mayor y nos permitirá avanzar más rápido.

Habrá muchas veces que no se pueda lograr pero otras muchas con una mente abierta sin ponernos metas inalcanzables antes de ponernos con ello lo lograremos. Siempre con el objetivo de conocer mejor nuestra empresa y mejorar la gestión diaria de la misma.

Asier Oñativia

El Auto diagnóstico digital de nuestras empresas es una obligación. Mejora continua.

Me estoy encontrando con algunas empresas muy cerradas a escuchar nuevas propuestas o nuevas opciones que todos los días nos ofrecen las continuas novedades en el ámbito tecnológico. Hay empresas cuyos gerentes dicen (No creo que lo piensen de verdad) que están totalmente cubiertos en informática, tecnología y comunicaciones. Entiendo que como en todos los sectores en el nuestro hay una saturación de ofertas y mensajes que prácticamente nos bombardean diariamente con mensajes apocalípticos (“O evolucionas o morirás”, “Cambia rápido o ya irás tarde”, “El que no entre en la rueda desaparecerá”). Pero con el permiso de todos, “Eso es imposible, nunca nadie está totalmente cubierto en el ámbito tecnológico, es algo que evoluciona todos los días y es totalmente imposible estar al día en todo”.

Lo que hoy funciona puede que mañana no valga 

Yo no soy tan taxativo como estos mensajes pero sí que pienso que en un mundo tan cambiante la transformación digital de las empresas es una obligación a corto plazo. No podemos pensar que un modelo de negocio que funciona o funcionaba va a seguir siendo eficiente para el resto de los tiempos. Es impensable porque es muy probable que si no nos adaptamos a esta transformación cuando nos quedamos dar cuenta ya iremos tarde. En el mundo tecnológico nunca hay que ser autocomplaciente y las propias empresas consultoras en TI aún menos. Lo que hoy funciona puede que mañana no sea así, es imprescindible estar siempre alerta y atento a los cambios que se producen todos los días. Como ejemplo hay acciones que para Google hace unos meses eran positivas y posicionaban muy bien en su buscador y ahora pasa justo lo contrario.

Y este tipo de cosas solo se pueden saber estando continuamente en formación y atentos a todas las novedades. Obviamente una empresa no tecnológica no puede hacer eso. Por esta y otras muchas razones debemos de escuchar a los que trabajan en el mundo digital para no quedarnos atrás.

La tecnología nos ayuda a hacer más fácil la vida de todo nuestro equipo

Resumiendo, nosotros sabemos como nadie el funcionamiento de nuestra empresa, eso nadie nos lo va a discutir. Lo que tenemos que hacer es aprovecharnos de la tecnología para agilizar esos procesos y ser más productivos. Tenemos que facilitar la comunicación y el acceso de la información a todos los actores de nuestra empresa.

•          Departamentos internos o empresas asociadas.
•          Los propios empleados.
•          Proveedores estratégicos para nuestra empresa.
•          Clientes de los que consigamos que estén más satisfechos con nuestros servicios.
•          Potenciales clientes dando una imagen profesional de nuestro negocio diferenciándonos de nuestra competencia.
•          Profesionales freelance que trabajan con nosotros.
•          Etc, etc, etc.....

Hay muchísimas áreas de trabajo en el ámbito tecnológico que pueden facilitar y mejorar el trabajo de todos estos actores. No debemos obviar avances que por un coste muy reducido nos pueden permitir ser muchísimo más productivos.

Conclusión.

Escuchemos y dejémonos asesorar por profesionales que puedan aportar mucho a nuestro negocio a cambio de muy poco. Debemos de tener socios tecnológicos en nuestras empresas que nos permitan mejorar nuestra organización. Y nunca nos acomodemos, siempre busquemos asesoramiento externo de otras empresas que quizás nos hagan ver mejoras que nuestro proveedor habitual no nos ha detectado. Recordar, “la pereza y la autocomplacencia es el principio del fin en las empresas”.

LA INFORMACIÓN DE TU EMPRESA ES ORO PURO, APROVECHALA

En los últimos meses me está tocando conocer algunas empresas a través de distintas colaboraciones con el objetivo de ayudarles a mejorar algunos aspectos de su gestión diaria. A raíz de estas vivencias ha nacido éste post.

Lo primero que es evidente pero que creo conveniente recalcar es lo siguiente.

La pereza y el miedo al cambio nos impiden mejorar

Hoy voy a hablar de un aspecto que nos puede afectar en múltiples ámbitos de la vida pero yo me voy a centrar en aspectos profesionales. Estoy seguro que a todos nos ha pasado alguna vez que nos han propuesto un cambio en nuestro día a día profesional que nos ha parecido un cambio a mejor pero que ese miedo al cambio nos ha impedido dar el paso.

Tu empresa y tu vida laboral van bien, ¿Necesitas cambios? Seguro que sí.

Después de un verano muy intenso con vacaciones pero también con temas importantes que cerrar voy a complementar el blog con un nuevo tipo de posts un poco distintos. Voy a añadir al blog nuevos posts algo más cortos y concretos sobre reflexiones generales basadas en mi experiencia. Seguiré también con mis posts más habituales sobre herramientas IT, el mundo 2.0 y metodologías de gestión que son más extensos porque intentan explicar el funcionamiento general de algo concreto. Mezclaré ambas líneas editoriales.

Pensar antes de actuar, aprovecha el momento si estás empezando

En este nuevo tiempo que me está tocando vivir me estoy encontrando con mucha gente diversa que me aporta mucho porque cada uno tiene su experiencia y de todos se aprende mucho.

Tipos de empresas

Entre toda este gente me he encontrado con varios emprendedores muy ilusionados con empezar a rodar su nuevo negocio. En este grupo hay empresas nuevas que surgen de un cierre de su empresa anterior, gente que quiere montar su propio negocio en un comercio tradicional, otros en un comercio on-line, personas que quieren abrir una nueva línea de negocio en su empresa que ya está en

Contabilidad analítica de costes, ¿SI o SI?

 Los últimos días estoy rodeado de positivismo en un curso muy completo para convertir las ideas en empresas (En Bidasoa Activa). Además de rodearme de gente con mucha energía positiva, muy interesante y valiente me he reafirmado en la idea que tenía de que muchas empresas no profundizan todo lo necesario en analizar sus proyectos desde el punto de vista de control de costes. Yo siempre digo que la contabilidad general de tu empresa es una obligación y la contabilidad analítica de costes es una necesidad.

Tenemos la información, es un pecado no aprovecharla 

EL CONTROL “COMPARTIDO” DE TU NEGOCIO AL MAXIMO DETALLE MARCA LA DIFERENCIA

Ahora que me estoy formando en herramientas orientadas a sectores distintos al de la construcción sigo confirmando que al final todas las herramientas de gestión buscan lo mismo adaptándolas a cada casuística. Si conseguimos  saber cómo es al máximo detalle el día a día de nuestra empresa podremos tomar decisiones con menos posibilidades de equivocarnos.

Evolución del CRM orientado al cliente a todos los contactos

Llevamos muchos años oyendo hablar del CRM como herramienta muy útil y muchas veces imprescindible para la administración de la gestión de las relaciones con nuestros clientes. Nunca va  a pasar de moda porque yo tengo claro que el cliente es y cada vez va a ser más el motor de todas las empresas. La adaptación al cliente y la personalización de sus demandas va a ser cada vez mayor en los productos y servicios que cualquier empresa ofrezca.

Estrategia global del CRM orientada al cliente

¿MUCHA INFORMACIÓN SIN EXPLOTAR Y DESAPROVECHADA?

Voy a volver a los temas que han cubierto la gran mayoría de mi vida laboral. La explotación adecuada de la información y la automatización de la misma.

A los que siempre nos hemos dedicado a estos menesteres nos da mucha rabia ver a muchos conocidos o amigos que vemos que gestionan su pequeña empresa con muy poco control sobre la información. Volviendo a mi nueva faceta de continuo aprendizaje sobre los negocios en la web 2.0 últimamente me pregunto mucho si no se podría aprovechar las innumerables ventajas de las nuevas tecnologías para mejorar el día a día de estas