Ahora que me estoy formando en herramientas orientadas a
sectores distintos al de la construcción sigo confirmando que al final todas
las herramientas de gestión buscan lo mismo adaptándolas a cada casuística. Si
conseguimos saber cómo es al máximo
detalle el día a día de nuestra empresa podremos tomar decisiones con menos
posibilidades de equivocarnos.
El alto nivel de subcontratación de nuestro sector de la
construcción sí que impide en cierta manera en algunos casos un mayor rigor en el control
de los costes. Es más sencillo controlar tus recursos que los de otros por
mucho que trabajen para ti. Para empezar lo que necesitamos siempre es una herramienta muy flexible que permita configurar nuestra realidad al máximo
detalle. Si no podemos tener un software para controlar nuestra producción que
se adapte como un guante a nuestra forma de trabajar ya hemos terminado.
Siempre lo digo pero es así, nunca hay que adaptarse a una aplicación, la
aplicación deber ser lo suficientemente buena para adaptarse a nosotros.
Debemos de poder descomponer y ordenar tareas, ajustar los
tiempos que necesitamos para preparar el material y las máquinas de nuestra
planta, secuenciar operaciones, identificar cuellos de botella y desglosar tareas
de todo nuestro personal. Hay que poder configurar todo lo que producimos para
saber en qué máquinas lo podemos hacer, los tiempos que tardamos por cada N
unidades y saber los tiempos de espera en los que las máquinas no estén
operativas. Todo ello sincronizado en tiempo real con los pedidos de nuestros
clientes nos permitirá dar datos reales de cuándo vamos a conseguir realizar
nuestras entregas y de organizarnos si entran pedidos inesperados que obliguen
a una reestructuración de nuestra producción prevista. Nos
permitirá planificarnos mucho mejor.
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| Trabajo de configuración y desglose al máximo detalle |
Todo esto que hablo es más que necesario que esté compartido
al máximo con los operarios que trabajan en nuestra empresa. Ellos deben de
saber para qué sirve que cada vez que vayan a trabajar en su máquina tengan que
elegir en su pantalla táctil o en su ordenador las tareas asignadas o por qué
van a parar la máquina por una u otra razón. Si esto es transparente y ellos
saben que intentamos todos mejorar los procesos para ganar en productividad lo
van a entender mucho mejor. Debemos de enseñarles marcadores, valores, ratios,
etc. que les hagan ver que lo que hacen sirve para mucho.
Las personas que toman decisiones deben de tener un cuadro
de mando en tiempo real según sus responsabilidades que permita acertar en la
toma de las decisiones que corresponden a su cargo. Si sabemos en todo momento
los recursos que disponemos y las
posibilidades que tenemos podremos acertar en hacer lo más adecuado según cada situación
que nos encontremos. Deben saber siempre la actividad actual de sus plantas de
producción, tienen que tener un mapa de todas las plantas en el que vean en
tiempo real qué es lo que se hace en cada máquina para poder mejorar la
productividad de la planta. Si todo el personal está involucrado y compartimos
datos que nos reporten información con los operarios todos verán que el
objetivo es lógico y compartido. Mucha gente de producción nos podrá dar ideas
para mejorar nuestra productividad porque ellos sabrán perfectamente para qué
tienen que informar a nuestros sistemas de gestión de su actividad diaria en la
planta. En estos análisis saldrán medidas de corrección para mejorar procesos,
serán los propios operarios que son los
que producen los que nos ayudarán a identificar estas posibles mejoras que
todos compartimos que se pueden afrontar. Decisiones lógicas y compartidas es
seguro que tendrán más comprensión que las impuestas e incomprendidas por
alguna de las partes.
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| Monitorizar nuestra planta en tiempo real. |
También es verdad que hay que tener cuidado con la
información excesiva. Tenemos que saber filtrar y centrarnos en lo que
realmente es importante para mejorar la gestión de nuestro negocio. Debemos de
utilizar herramientas de Business Intelligence que nos permitan saber utilizar
la información que tenemos para que sea útil y no sea un saco de datos infinito
que nos maree sin aportarnos un beneficio palpable. Estas herramientas pueden ser perfectamente
de creación propia porque nadie como nosotros sabe cómo funciona nuestro
negocio y por tanto somos los más indicados para ordenar y agrupar la información
de la que disponemos.
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| Filtrar información para utilizar lo que realmente nos aporta valor y nos permite mejorar |
En mi sector de la construcción y promoción-inmobiliaria
aunque tenga sus particularidades al final es lo mismo pero adecuado a nuestro
sector. Nosotros presupuestamos con un detalle determinado de capítulos y
partidas a un tercero o incluso para nosotros mismos si somos
promotores-constructores. A su vez
subcontratamos muchos servicios y productos con otro detalle en los contratos
con estos terceros que a veces no se corresponde con nuestro presupuesto
inicial a la propiedad. El control exhaustivo y la relación entre lo que
nosotros presupuestábamos y el desglose de nuestros costes marca el resultado
de nuestra obra. El control detallado de los costes de lo que nosotros
subcontratamos junto con nuestros costes directos tanto de mano de obra directa
como indirecta es lo que nos permite tomar
decisiones en nuestra obra o promoción. En nuestro sector cada obra o promoción
se puede decir que tiene el tratamiento similar a una empresa independiente que
tiene un resultado final. Hay unos costes compartidos de centrales y
delegaciones que se reparten proporcionalmente según el volumen de cada obra
pero se puede decir que un jefe de obra o un responsable de promoción realizan en
muchos casos funciones propias de un gerente o un director general. Su
dirección general es como un consejero para un director general de una empresa
industrial o de servicios.
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| Ejemplo de desglose de costes en una obra. |
Resumiendo, utilicemos herramientas que nos permitan
controlar nuestra empresa al máximo detalle para mejorar nuestra productividad.
Involucremos a todo el personal para que todos sepamos el objetivo que
buscamos. Filtremos la información y no abusemos de ella, tenemos que ser
capaces de utilizar lo que realmente aporta valor a nuestro negocio y no
sobrecargar de información a nuestra gerencia y a nuestros directivos. Nunca
nos adaptemos a herramientas de gestión cambiando nuestra forma de trabajar si
no es por una decisión previa nuestra para mejorar, estas herramientas tienen
que ser flexibles y adaptables a nosotros porque si no es así no valen para
nosotros. Nadie conoce nuestra empresa como nosotros por lo que ayuda externa
por supuesto que sí pero adaptada a nosotros y no al revés.
Asier
Oñativia
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