Tiempos convulsos, decisiones difíciles y cambios estratégicos siempre con mucha cabeza

En una situación tan inesperada como la actual con una pandemia de 2 años, una guerra en Europa, una crisis energética sin precedentes y con todos los imprevistos que nos está tocando vivir todo el mundo comenta que “no salimos de una gorda y ya estamos metidos en otra”.

Por supuesto que el drama humano está por encima de todo pero en este blog intento comentar aspectos relacionados con la gestión integral de nuestras empresas.

Uno con la experiencia que nos va dando la vida intenta ser cada vez más pausado y pensar varias veces decisiones importantes que puedan afectar a nuestros negocios. Nos llegan por todos los lados reflexiones de que hay que cambiar, hay que adaptarse y si no nos movemos rápido acabaremos cerrando.

Pero esta experiencia que comentaba me hace reflexionar sobre esos cambios tan bruscos que nos llegan como “alarmas” por todos los lados. Hay empresas que tienen un poso de muchas décadas y que esos cambios a medio/largo plazo pueden incluso hasta perjudicarles.

Cuando uno se ha ganado un cierto prestigio, una imagen de seriedad y una confianza que se valora tanto en nuestros clientes hay que tener cuidado con esos cambios. Adaptarse por supuesto que sí, pero ojo con cambios de rumbo drásticos. Puede que por precipitarnos echemos por tierra muchos años de trabajo y de transmitir una imagen que se distorsione con esos cambios.

Obviamente la situación financiera es clave para este tipo de decisiones. Si tenemos una base sólida y un colchón importante que nos de nuestra larga trayectoria quizás es mejor desaprovechar algunas oportunidades de negocio como decisión estratégica, parece contraproducente pero hay casos que puede no ser nada descabellado. Y todo para entre cosas no convertirse en uno más dentro de nuestro sector que va con todo a por todo sin ningún tipo de escrúpulo.

La diferenciación sólo se consigue normalmente con una larga trayectoria y con una confianza que a veces es muy difícil de medir. No la perdemos en tiempos tan revueltos como los actuales en los que nos llegan mensajes catastrofistas y apocalípticos por todos los lados.

La experiencia y el poso que las empresas de larga trayectoria tienen es un valor añadido que no se puede perder por decisiones precipitadas.

Asier Oñativia

Cambios necesarios para la optimización de recursos

Ahora que estoy más cerca de la micro-pyme que antes veo que la optimización de los recursos es aún más imprescindible y aprovechable que en las grandes empresas en las que antes me movía.

En las empresas pequeñas el tiempo es un recurso muy preciado que siempre escasea. Por eso optimizarlo y disminuir si es posible el tiempo empleado en algunas tareas diarias puede ser oro para nuestra empresa.  Obviamente, los actores son muchos menos (En algunos casos una sola persona). Es muy frecuente que por la propia dinámica y las costumbres heredadas que asumimos con naturalidad se produzcan pequeños cuellos de botella que paralizan tareas que si las organizamos de otra manera se podrían agilizar.

Un ejemplo claro es digitalizar toda la información que utilizamos en nuestra empresa y crear nuestro propio gestor documental que sea ágil y accesible para todos. Es muy frecuente que para acceder a nuestra información perdamos demasiado tiempo con llamadas, necesidad de ir a la oficina a mirar información cuando estamos con un cliente/proveedor, etc.  Si toda la información la tenemos accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento de una manera ágil nos hará ser muchos más productivos, mejorar nuestra imagen con los demás y aprovecharemos mejor nuestro tiempo.

También pienso que hay tareas establecidas que se hacen de una manera determinada por costumbre y por inercia de nuestra propia historia. Hay veces que hacemos trabajos monótonos de gestión que se podrían reutilizar de otras veces y automatizar si cambiamos la forma de afrontarlos.  Es probable que darle una vuelta a esto nos lleve tiempo pero nuestra tarea debe ser medir el avance que nos producirá a medio/largo plazo para ver si el esfuerzo nos recompensa.

Al ser ámbitos de trabajo con recursos muy limitados tenemos que intentar detectar todo lo que es mejorable en la gestión diaria de todas nuestras tareas para agilizarlas.

En mi caso me he trabajado soluciones más o menos sencillas que me han permitido agilizar dichas tareas y ser mucho más productivo.  Os pongo unos ejemplos prácticos reales:

-          Gestor Documental propio para el acceso rápido a toda la información relevante que necesito desde cualquier lugar (Utilizando Dropbox).

-          Plantillas de Excel. Me he creado muchas que me hacen más fácil mi trabajo diario (Tesorería, Contabilidad Analítica, Previsiones, Listas sencillas con los campos necesarios y sus autofiltros para buscar rápido la información, etc.)

-          Modelo de base de datos de Access propio para la gestión de incidencias e inversiones. Crear una base de datos relacional sencilla pero con un acceso muy rápido a toda la información de lo que yo invierto y gasto en mi empresa que me permite filtrar por el criterio que necesito en cada momento para buscar la información al instante de todo el histórico de mi empresa. 

-          Esta misma base de datos una vez diseñada la reutilizo para la gestión de inversiones, reclamaciones, etc.

Pensar y realizar estas y otras tareas me llevaron un tiempo pero hoy en día me permite tener muchos trabajos automatizados y un acceso a la información inmediato desde cualquier lugar y bajo el criterio que necesite en cada momento. Hay que replantearse nuestros procesos internos de trabajo y pensar siempre en mejorar para no estancarnos.

Asier Oñativia

Distintos medios, mismos objetivos, gestionar mejor tu empresa

Hoy voy a lanzar una reflexión sobre los distintos escenarios en los que nos podemos encontrar en nuestra empresa para explotar mejor la información de la misma con el fin de mejorar su gestión.

Objetivos idénticos

He tenido la suerte de trabajar en escenarios muy distintos que me han permitido tener una mente bastante abierta. Me ha tocado implantar grandes proyectos de cientos de miles de euros en organizaciones grandes para agilizar sus sistemas de gestión de la información. Lo que se pretendía  en proyectos globales de un tamaño importante era principalmente lo siguiente:

• Evitar duplicidades en la introducción de la información. Dato único.
• Acceso más rápido a la información según el rol de cada empleado. Desde cualquier lugar o dispositivo en tiempo real.
•  Aprovechar la  información para obtener valor.
• Mayor análisis de los datos de nuestra empresa. Para mejorar en resultado económico, relación con nuestros clientes, procesos internos, evitar cuellos de botella, etc.
• Obtener cuadros de mando para la dirección con los datos significativos para que a ellos les permita tomar decisiones lo más eficaces posibles.
•  Tener la información lo más actualizada posible para adelantarnos a los problemas.
•  Conseguir conocimiento para mejorar en todos los ámbitos de la gestión de nuestra empresa.

Y también me he visto en empresas muy pequeñas en las que los recursos son otros pero lo que se busca es prácticamente lo mismo. Serán proyectos mucho más modestos pero con unos objetivos muy similares.

Adaptarnos a los medios

Es obvio que si el tamaño de nuestra empresa nos lo permite invertiremos lo que sea necesario para mejorar nuestros sistemas de información.  Tendremos proyectos importantes, con personal interno dedicado y con externo subcontratado según cada caso.

Si somos una empresa unipersonal o de pocos empleados es muy probable que tengamos que tirar más de ingenio para conseguir lo mismo. Nos tendremos que crear nuestros propios cuadros de mando (De una manera más artesanal, Excel será siempre nuestro aliado) y en vez de montar estructuras potentes en comunicaciones utilizaremos plataformas gratuitas o de un precio reducido para conseguir algo muy parecido. Muchos de los puntos de los grandes proyectos que comentaba más arriba los podremos alcanzar de esta manera porque nuestro volumen de información también será mucho menor.

Mente abierta, adaptable a los distintos escenarios

En mi época pasada de consultor me ha pasado que visitando empresas  la disposición al cambio para mejorar no se palpaba en ningún momento nada más entrar por la puerta.  Tenemos que ser muy flexibles y tener una mente muy abierta porque quizás nosotros con mucho menos podremos conseguir lo mismo que otros han necesitado una inversión mucho mayor.

En mi opinión es muy importante tener claro lo que necesita para luego ver cómo podemos alcanzarlo. Nos marcamos unos objetivos de mejora y luego ya pensaremos cómo llegamos a ellos.  A mí me ha funcionado en algunas ocasiones, he pensado que necesitaba algo para mejorar un ámbito concreto de la gestión de una empresa. No tenía presupuesto pero sabía lo que quería,  tirando de mis conocimientos, consultas en la red o a otros profesionales y con mucho trabajo propio he conseguido llegar a cubrir la necesidad que había detectado. 

Si somos pequeños tendremos también grandes ventajas. No tendremos que convencer a muchas personas para trabajar en lograr nuestros objetivos. El grado de involucración puede ser mucho mayor y nos permitirá avanzar más rápido.

Habrá muchas veces que no se pueda lograr pero otras muchas con una mente abierta sin ponernos metas inalcanzables antes de ponernos con ello lo lograremos. Siempre con el objetivo de conocer mejor nuestra empresa y mejorar la gestión diaria de la misma.

Asier Oñativia

La flexibilidad de los modelos de trabajo. No son estancos, evolucionan.

Hoy voy a hablar de una percepción que estoy teniendo en algunas visitas a empresas que estoy realizando. Creo que la mente abierta de muchas de ellas les ayuda mucho en evolucionar y en mejorar en su día a día. Pienso que hoy más que nunca los modelos estancos sin evolución alguna son el principio del fin para demasiadas empresas. 

La dirección marca el camino 

Está claro que no puede ser que esa flexibilidad sea perjudicial porque si fuera así todos los entornos de trabajo serían demasiado abiertos, eso nunca es bueno. La dirección marca en cada una de las áreas de trabajo de su empresa las pautas de trabajo. Por algo se entiende que son las personas que mejor conocen la organización, el sector y las personas que trabajan en ella. Hay roles en las empresas que requieren mucha más libertad en su trabajo diario que otros. Hay personas que si están en una cadena de producción en la que todo está medido y muy estudiado no hay mucho que cambiar en su día a día. Habrá ideas y cambios que proponer pero que sólo se podrán llevar a cabo después de un consenso amplio y una vez probado que mejora lo que tenemos. Hay otros trabajos más innovadores o que su día a día permite una mayor flexibilidad y en la que la dirección marcará hasta dónde llega esa permisividad para trabajar de una manera u otra. 

Los departamentos estancos no son muy recomendables. 

Hay cosas que funcionan y si es así para qué cambiarlas. Eso es cierto y hay muchos casos en los que no serán recomendables demasiados cambios. Pero aun así en este tipo de trabajos siempre habrá procesos que mejorar. Quizás nuestro modelo funcione, pero no quiere decir que no sea mejorable. Yo siempre digo que la autocomplacencia es el principio del fin para muchas organizaciones. La experiencia nos dice que tenemos que tener la mente abierta y no estancarnos en que nuestros procesos internos de nuestra organización son los mejores y no hay margen de mejora. Eso nunca es verdad, en un mundo tan cambiante donde la competencia es brutal en todos los sectores la evolución en nuestros modelos de trabajo tiene que ser continúa. Hay directivos que conozco que suelen decir que una pequeña crisis interna dentro de la organización de vez en cuando es hasta bueno para que el personal no se acomode. El ser humano tiende a ser un animal de costumbres y en la economía actual no necesitamos autómatas en las empresas, se necesitan personas con inquietudes que estén continuamente pensando en cómo mejorar su trabajo diario y el de su empresa. 

Si algo no funciona no siempre es por las personas. 

Hay departamentos y sectores donde la rotación de personal es muy grande. Hay directivos que piensan que su modelo de trabajo es el mejor y que no tienen "suerte" o "acierto" en la elección de las personas que componen su organización. Parece de sentido común que quizás habría que plantearse en algunos casos si nuestros procesos internos son los más adecuados para nuestro modelo de negocio. Es por lo menos discutible que si no acertamos con las personas quizás no sean ellas las causantes de que nuestra empresa no consiga los objetivos que se marca. En estos casos hay que mirarse hacia dentro de uno mismo y replantearse si algo no se está haciendo bien dentro de la organización.

Las personas son el mayor activo de las empresas. Aprovechemos sus recursos.

Muchos empresarios y directivos recalcan que las personas que componen su organización son el mayor activo de sus empresas. Muchas veces es así y cuando lo dicen es porque han aprovechado bien sus virtudes y sus cualidades para engrasar a cada una de ellas en un equipo que hace que todo funcione de una manera ágil y efectiva. La profesionalidad de estas empresas se basa en que todo el mundo sabe lo que tiene que hacer y aprovecha al máximo las virtudes de cada uno de sus miembros. Es una pena cuando hay excelentes profesionales en empresas que dedican su tiempo a labores en las que no son tan buenos o en las que no se explotan bien sus cualidades. Yo pienso que hoy más que nunca todos los trabajadores debemos de ser polivalentes, pero eso no quita que cada uno debemos de tener un rol bien definido en el que se explote al máximo nuestras virtudes. Me he encontrado empresas en las que hay personas que hacen exactamente lo mismo con unos roles totalmente distintos. Eso en mi opinión no es adecuado en la mayoría de los casos porque ahí se están desaprovechando recursos dentro de la organización. No hay mayor pecado en una empresa que no aprovechar los recursos humanos que uno tiene. Esta frase la he leído en varias ocasiones y no puedo estar más de acuerdo con ella. Pienso que una de las labores más importantes de los directivos y de los mandos intermedios en las empresas es conocer lo mejor posible a sus trabajadores. En todos los trabajos debe de ser así, de esa manera sabrán mejor cómo aprovechar ese recurso tan valioso que es único en todas las empresas. 

Conclusión. Evolución constante. 

Para terminar, sólo querría resaltar que con este post lo que intento es transmitir que debemos de tener siempre la mente muy abierta. Tanto los trabajadores como los directivos o mandos intermedio. Siempre debemos de pensar en mejorar y evolucionar nuestros procesos internos en las empresas. No nos estanquemos ni echemos la culpa a los demás, siempre desde la autocrítica y conociendo cada vez mejor a todos los trabajadores que formamos las empresas podremos mejorar. Aprovechando nuestro recurso más valioso (Las personas) empezaremos a construir un modelo de negocio cada vez más profesional, efectivo y rentable. 

Asier Oñativia

El Auto diagnóstico digital de nuestras empresas es una obligación. Mejora continua.

Me estoy encontrando con algunas empresas muy cerradas a escuchar nuevas propuestas o nuevas opciones que todos los días nos ofrecen las continuas novedades en el ámbito tecnológico. Hay empresas cuyos gerentes dicen (No creo que lo piensen de verdad) que están totalmente cubiertos en informática, tecnología y comunicaciones. Entiendo que como en todos los sectores en el nuestro hay una saturación de ofertas y mensajes que prácticamente nos bombardean diariamente con mensajes apocalípticos (“O evolucionas o morirás”, “Cambia rápido o ya irás tarde”, “El que no entre en la rueda desaparecerá”). Pero con el permiso de todos, “Eso es imposible, nunca nadie está totalmente cubierto en el ámbito tecnológico, es algo que evoluciona todos los días y es totalmente imposible estar al día en todo”.

Lo que hoy funciona puede que mañana no valga 

Yo no soy tan taxativo como estos mensajes pero sí que pienso que en un mundo tan cambiante la transformación digital de las empresas es una obligación a corto plazo. No podemos pensar que un modelo de negocio que funciona o funcionaba va a seguir siendo eficiente para el resto de los tiempos. Es impensable porque es muy probable que si no nos adaptamos a esta transformación cuando nos quedamos dar cuenta ya iremos tarde. En el mundo tecnológico nunca hay que ser autocomplaciente y las propias empresas consultoras en TI aún menos. Lo que hoy funciona puede que mañana no sea así, es imprescindible estar siempre alerta y atento a los cambios que se producen todos los días. Como ejemplo hay acciones que para Google hace unos meses eran positivas y posicionaban muy bien en su buscador y ahora pasa justo lo contrario.

Y este tipo de cosas solo se pueden saber estando continuamente en formación y atentos a todas las novedades. Obviamente una empresa no tecnológica no puede hacer eso. Por esta y otras muchas razones debemos de escuchar a los que trabajan en el mundo digital para no quedarnos atrás.

La tecnología nos ayuda a hacer más fácil la vida de todo nuestro equipo

Resumiendo, nosotros sabemos como nadie el funcionamiento de nuestra empresa, eso nadie nos lo va a discutir. Lo que tenemos que hacer es aprovecharnos de la tecnología para agilizar esos procesos y ser más productivos. Tenemos que facilitar la comunicación y el acceso de la información a todos los actores de nuestra empresa.

•          Departamentos internos o empresas asociadas.
•          Los propios empleados.
•          Proveedores estratégicos para nuestra empresa.
•          Clientes de los que consigamos que estén más satisfechos con nuestros servicios.
•          Potenciales clientes dando una imagen profesional de nuestro negocio diferenciándonos de nuestra competencia.
•          Profesionales freelance que trabajan con nosotros.
•          Etc, etc, etc.....

Hay muchísimas áreas de trabajo en el ámbito tecnológico que pueden facilitar y mejorar el trabajo de todos estos actores. No debemos obviar avances que por un coste muy reducido nos pueden permitir ser muchísimo más productivos.

Conclusión.

Escuchemos y dejémonos asesorar por profesionales que puedan aportar mucho a nuestro negocio a cambio de muy poco. Debemos de tener socios tecnológicos en nuestras empresas que nos permitan mejorar nuestra organización. Y nunca nos acomodemos, siempre busquemos asesoramiento externo de otras empresas que quizás nos hagan ver mejoras que nuestro proveedor habitual no nos ha detectado. Recordar, “la pereza y la autocomplacencia es el principio del fin en las empresas”.

LA INFORMACIÓN DE TU EMPRESA ES ORO PURO, APROVECHALA

En los últimos meses me está tocando conocer algunas empresas a través de distintas colaboraciones con el objetivo de ayudarles a mejorar algunos aspectos de su gestión diaria. A raíz de estas vivencias ha nacido éste post.

Lo primero que es evidente pero que creo conveniente recalcar es lo siguiente.

La pereza y el miedo al cambio nos impiden mejorar

Hoy voy a hablar de un aspecto que nos puede afectar en múltiples ámbitos de la vida pero yo me voy a centrar en aspectos profesionales. Estoy seguro que a todos nos ha pasado alguna vez que nos han propuesto un cambio en nuestro día a día profesional que nos ha parecido un cambio a mejor pero que ese miedo al cambio nos ha impedido dar el paso.

Cerrar puertas, abrir puertas, nunca cerrar ninguna puerta

Hace 1 año tenía claro mis prioridades pero me dije a mí mismo que una vez pasado ese tiempo habría que hacer una reflexión de lo vivido en la búsqueda de nuevas experiencias profesionales. Después de pasado ese tiempo he sido fiel a lo que dije, he realizado ese análisis y la conclusión es muy clara. No puedo negar lo que el mercado ofrece por mucho que yo haya priorizado unas

Balance anual + Objetivos 2016 (Digital, formación y evolución en la gestión) - 5*3

Como estamos terminando 2015 creo que es un buen momento para hacer un balance de lo que ha sido el año y marcar objetivos para el año próximo. Es típico, pero también necesario. Yo me voy a centrar en el ámbito digital, la formación y la mejoría de la explotación de la información y nuestros procesos de gestión. A ver si conseguimos concretar 5 mejoras en cada uno de los 3 ámbitos. Es bueno siempre echar una mirada atrás y ver que en algo somos mejores que hace poco tiempo.

La necesidad de un análisis interno previo antes de iniciar cualquier proyecto que requiera inversión

A lo largo de mi experiencia me he encontrado en varias ocasiones que se han afrontado proyectos empezando por el tejado antes de madurar los cimientos para que estos proyectos tengan éxito. En muchos casos se empiezan inversiones en proyectos sin tener claro el objetivo final de lo que buscamos. Es un tema obvio pero no es menos cierto que pasa muchas veces.

Sensaciones contradictorias entre los datos fríos y las sensaciones. Márgenes de maniobra, ¿hasta cuándo?

Siempre es complicado admitir la frialdad de los datos cuando se tiene ilusión en algo en lo que se cree y en lo que se ha invertido mucho tiempo. Lo importante dese mi punto de vista es marcarse unos hitos en tiempo y/o inversión que son los máximos hasta los que estamos dispuestos a continuar sin asumir importantes cambios en ese proyecto en concreto o en nuestro modelo de negocio tradicional. No se puede seguir si la realidad no es la que creíamos que iba a ser. Las vendas no son para los negocios.

Tu empresa y tu vida laboral van bien, ¿Necesitas cambios? Seguro que sí.

Después de un verano muy intenso con vacaciones pero también con temas importantes que cerrar voy a complementar el blog con un nuevo tipo de posts un poco distintos. Voy a añadir al blog nuevos posts algo más cortos y concretos sobre reflexiones generales basadas en mi experiencia. Seguiré también con mis posts más habituales sobre herramientas IT, el mundo 2.0 y metodologías de gestión que son más extensos porque intentan explicar el funcionamiento general de algo concreto. Mezclaré ambas líneas editoriales.

Pensar antes de actuar, aprovecha el momento si estás empezando

En este nuevo tiempo que me está tocando vivir me estoy encontrando con mucha gente diversa que me aporta mucho porque cada uno tiene su experiencia y de todos se aprende mucho.

Tipos de empresas

Entre toda este gente me he encontrado con varios emprendedores muy ilusionados con empezar a rodar su nuevo negocio. En este grupo hay empresas nuevas que surgen de un cierre de su empresa anterior, gente que quiere montar su propio negocio en un comercio tradicional, otros en un comercio on-line, personas que quieren abrir una nueva línea de negocio en su empresa que ya está en

El marketing como herramienta para tus objetivos

Es importante diferenciar entre objetivos finales y las herramientas que vamos a utilizar para llegar a esos objetivos. El marketing bien utilizado y un buen análisis de nuestras necesidades previas nos puede ayudar mucho a lograr estos objetivos.

Recientemente he tenido la gran suerte de acudir a un par de cursos con Aitor Ubarretxena(@aitorzen) de la agencia Infotres (http://www.infotres.com/es/) en los que he aprendido a ordenar muchas ideas que tenía sobre el marketing. Tuve muy buen feeling con él desde el principio y me ha ayudado mucho en esta nueva etapa que me está tocando vivir.

Contabilidad analítica de costes, ¿SI o SI?

 Los últimos días estoy rodeado de positivismo en un curso muy completo para convertir las ideas en empresas (En Bidasoa Activa). Además de rodearme de gente con mucha energía positiva, muy interesante y valiente me he reafirmado en la idea que tenía de que muchas empresas no profundizan todo lo necesario en analizar sus proyectos desde el punto de vista de control de costes. Yo siempre digo que la contabilidad general de tu empresa es una obligación y la contabilidad analítica de costes es una necesidad.

Tenemos la información, es un pecado no aprovecharla 

Mundo 2.0 - El cliente como motor de la empresa

Cada vez voy entendiendo mejor que toda la cultura de los nuevos modelos de negocio en Internet tiende a encumbrar al cliente como motor de las empresas.

El concepto de colaborar, compartir e interactuar que nos ofrece la cultura. 2.0 es clave para conseguir este objetivo. Esta nueva manera de trabajar da muchas facilidades para que esto se produzca. Esta idea ni mucho menos es nueva pero siempre ha sido muy difícil de llevar a cabo. Si echamos la vista atrás o incluso muchos hoy mismo nos daremos cuenta que el mail, tlfno. , las visitas comerciales y cualquier otra vía de interrelacionarnos con nuestros clientes siempre han tenido muchos vacios. La distancia y la poca operativa del contacto ha producido muchas veces barreras muy difíciles de superar.

EVOLUCION DPTO. IT

Hoy voy a comentar lo mucho que han cambiado la forma de dar servicios de TIC'S a las empresas en los últimos años. La evolución hacia el outsourcing respecto a hace unos años.

Cuando yo empecé mi andadura laboral hace algo más de 20 años las empresas propias del sector de las TIC'S eran muy contadas y normalmente de un tamaño importante. Era bastante habitual que empresas de un tamaño medio empezarán a incorporar informáticos a su plantilla para crear un pequeño departamento de IT.

PROPONER IDEAS O CRITICAR LO REALIZADO

Después de las vacaciones de Agosto voy a seguir con otra reflexión muy común en los inicios y en los desarrollos de los proyectos.