Contabilidad analítica de costes, ¿SI o SI?

 Los últimos días estoy rodeado de positivismo en un curso muy completo para convertir las ideas en empresas (En Bidasoa Activa). Además de rodearme de gente con mucha energía positiva, muy interesante y valiente me he reafirmado en la idea que tenía de que muchas empresas no profundizan todo lo necesario en analizar sus proyectos desde el punto de vista de control de costes. Yo siempre digo que la contabilidad general de tu empresa es una obligación y la contabilidad analítica de costes es una necesidad.

Tenemos la información, es un pecado no aprovecharla 

Hay mucha gente que sabe mucho de su negocio, trabaja más que bien pero no se toma el tiempo necesario en analizar al máximo detalle todos los costes de su negocio. A mucha gente relacionada con el ámbito de la gestión le parecerán obvios estos conceptos generales que voy a comentar pero hay a gente de otros ámbitos de trabajo a los que quizás les puedan ser útiles.

Los costes bien desglosados en cada proyecto o presupuesto

Lo ideal es saber en que gastamos cada euro en nuestro negocio y de donde entra cada euro. Si conseguimos desglosar nuestros costes al máximo detalle conseguiremos a medio plazo saber mucho más sobre nuestra empresa. Y este conocimiento nos permitirá tomar decisiones en nuestro negocio que nos hará mejorar en la gestión integral del mismo. Toda esta información que tendremos que analizar previamente según como sea nuestro negocio nos dará un conocimiento de un valor incalculable.

Todo segmentado en cada departamento, centro de coste o proyecto.

Ya que vamos a hacerlo lo tenemos que hacer al máximo detalle, decisiones con conocimiento

Tenemos que saber cuánto hemos perdido o ganado en cada proyecto, presupuesto o trabajo que hagamos. Y obviamente saber por qué hemos ganado o perdido ese dinero. Tenemos que tener un desglose de nuestros costes agrupados en grupos, familias o subfamilias según nuestra casuística. Hay que saber que hemos presupuestado mal para no volver a hacerlo. También hay que tener cuidado si nuestro beneficio ha sido excesivo en algún concepto determinado, quizás debamos ajustar esa parte. Si tenemos distintas líneas de negocio o delegaciones o cualquier agrupación de trabajos que las queremos agrupar debemos de hacerlo para luego analizar esa agrupación en concreto. Debemos también segmentar nuestra actividad igual que lo vamos a hacer con nuestros costes. También nos puede hacer dar un giro a nuestro negocio y cerrar ciertas actividades que no somos rentables. O centrarnos mas en una actividad que es la que realmente nos da rentabilidad y en la que somos buenos.

No tenemos que olvidarnos que todos los gastos generales de nuestra empresa no asignados a ningún trabajo particular tienen que ser repercutidos proporcionalmente en todos nuestros trabajos. Como ejemplos pueden valer nuestra oficina o local, nuestros coches, material de oficina, material necesario para nuestro trabajo, inversiones, dietas, visitas comerciales, publicidad, etc. Todos estos gastos tienen que tener su repercusión en cada proyecto o trabajo y ser repartidos de manera proporcional en todos ellos. La manera de repartirlos deberá ser estudiada según las características de cada empresa. Solo así podremos saber el resultado real de cada trabajo que presupuestemos y ejecutemos. Si lo hacemos bien sabremos exactamente dónde acertamos y dónde nos equivocamos. Y es una obviedad decir que con esto mejoraremos para futuros proyectos que seremos más exhaustivos cuando los presupuestemos.

Y así luego desglosaremos en cada uno de nuestros proyectos el coste de cada partida, familia o agrupación de costes.

Piénsalo, tienes algo que es tuyo y si no lo explotas te arrepentirás 

A mí me da mucha pena ver gente tan buena en lo que hace que no extraiga toda la información que su propio negocio le puede dar dedicando un tiempo a analizar dicha información. Si hacemos esto nos ayudara mucho a conocernos mejor e iremos aprendiendo mucho para mejorar en el día a día de nuestra empresa. La información nos da un poder inmenso y si la tenemos intentemos explotarla lo máximo posible porque en poco tiempo nos aportará mucho más que el tiempo que le tenemos que dedicar. Muchas veces el agobio y la carga de trabajo no nos permiten dedicar tiempo a analizar y pararnos un momento antes de continuar. Lo tenemos ahí, sólo tenemos que utilizar las herramientas adecuadas, analizar con tranquilidad nuestro negocio y aprovecharnos de lo que ya tenemos y es nuestro. Si no lo hacen piensen por lo menos en la posibilidad de planteárselo.

Asier Oñativia