La necesidad de un análisis interno previo antes de iniciar cualquier proyecto que requiera inversión

A lo largo de mi experiencia me he encontrado en varias ocasiones que se han afrontado proyectos empezando por el tejado antes de madurar los cimientos para que estos proyectos tengan éxito. En muchos casos se empiezan inversiones en proyectos sin tener claro el objetivo final de lo que buscamos. Es un tema obvio pero no es menos cierto que pasa muchas veces.

Análisis inicial profundo antes de decidir. 

Antes de invertir un euro en estos proyectos debemos de invertir tiempo dentro de nuestra organización interna para saber realmente lo que buscamos con nuestro nuevo proyecto. Esto pienso que es aplicable tanto a temas relacionados con la mejora y agilización de sistemas de gestión como a cambios en los sistemas de producción.  Por lo tanto debemos de marcarnos una hoja de ruta interna detallada antes de dar más pasos que en algunos casos es probable que nos lleven a ver la inviabilidad del proyecto (Lo que nos ahorrará mucho dinero, tiempo y quebraderos de cabeza). Como mi especialidad es con temas relacionados con la gestión voy a indicar a grandes rasgos las fases que yo creo que son necesarias antes de decidir afrontar o no un proyecto determinado.

Múltiples aportaciones.

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   Requerimientos. Debemos de identificar las necesidades tanto internas como externas que va a requerir nuestro proyecto. Tanto a nivel de tiempo (Recursos internos) como a nivel económico (Recursos externos).
• Informe detallado de las fases del proyecto.  Distintos hitos importantes que debemos lograr a lo largo de toda la vida del proyecto. Lo más costoso, necesitamos ser lo más concretos y realistas posibles. Requiere investigación y reuniones con agentes implicados.
• Riesgos del proyecto. Paralelo al informe detallado. Evaluación de los problemas que entendemos que nos podemos encontrar en el proyecto. Si es posible determinar acciones para resolver esos problemas ya previstos. Seguro que saldrán imprevistos que improvisaremos según nuestro criterio pero siempre hay problemas que sabemos que van a  salir.
• Reunión con personal interno que va a estar involucrado en el proyecto previa a la decisión de implantarlo. Es importante hacer partícipe a la gente que va a trabajar durante toda la vida del proyecto, explicarle lo que buscamos y lo que vamos a mejorar si entre todos conseguimos el éxito del proyecto. En algunos casos la dirección ya tendrá tomada la decisión definitiva pero siempre es bueno informar antes de hacer oficial que el proyecto se va a realizar (Empatía, marketing interno si queréis).
• Definir responsables internos en las distintas fases del proyecto. Como en muchos casos a estas personas les va a robar mucho tiempo hay que planificar que sus tareas habituales en la organización no van a producir parones en el proyecto. Si es necesario y se puede es posible que haya que delegar a otras personas tareas diarias de estos responsables del proyecto. En caso de que no se pueda delegar y estos responsables requieran dedicación casi exclusiva tendremos un problema que resolver. Identificarlo antes nos ayudará mucho.
• Calendario final del proyecto (Siempre revisable durante la vida del proyecto). Definir reuniones periódicas que revisen los problemas que nos vayamos encontrando. En este calendario sería adecuado especificar fechas concretas tanto para hitos, dedicación de personas en las distintas fases, recursos, externalización necesaria, etc.

Estudio de Viabilidad y decisión final.

Como veis en ningún caso hemos empezado a hablar con subcontratas externas que necesitemos para la implantación del proyecto. Si son necesarios es probable que podamos necesitar reunirnos con algunos de ellos pero solamente para definir mejor el informe con las distintas fases del proyecto. Todavía no hemos decidido nada. Si desconocemos muchos aspectos de la naturaleza de nuestro proyecto por supuesto que investigaremos, nos reuniremos con quién sea necesario pero no decidiremos nada antes del análisis interno previo que nos hará tomar la decisión final.

Si vemos que dada nuestra estructura necesitamos a alguien que nos ayude antes de tomar una decisión tendremos que contratar a una persona imparcial con conocimientos profundos pero no a un partner de productos o servicios relacionados con el alcance de nuestro proyecto. Si es alguien que busca vendernos algo nos intentará llevar a su terreno. Nos lo pondrá todo muy bonito y nos ocultará muchos de los problemas que nos podamos encontrar.

Proyecto viable o inviable.

Nadie conoce nuestras empresas como nosotros y en cualquier cambio importante a nivel interno que vayamos a afrontar las decisiones importantes deben de tomarse desde dentro de la organización.

Asier Oñativia