Uno que lleva muchos años trabajando con soluciones de
aplicaciones de gestión de muy distintos ámbitos se sorprende si echa un
vistazo a unos años atrás.
La evolución ha sido
tan grande que hoy en día parece impensable plantearnos aplicaciones de un
departamento o de una sección de nuestras empresas que no estén conectadas con
las demás aplicaciones de la organización. Esto no quiere decir que existan
todavía muchísimas aplicaciones muy poco integradas con una solución global que
englobe toda la información de nuestra empresa. Muchas veces se debe a que son
aplicaciones muy antiguas que no han evolucionado y que por falta de interés o
de presupuesto no se han integrado con el resto de las aplicaciones. Estos
casos producen en muchas ocasiones la indeseada duplicación de carga de
información que hace que más de 1 persona cargue la información en más de 1
aplicación de nuestra empresa. Hay veces
que no es fácil llegar al siempre deseado dato único que sólo se introduce una
vez y que vale para todas las aplicaciones que necesitan “beber” de ese dato.
Otras veces se utilizan los “parches” que los informáticos hacemos para
exportar información de una aplicación para luego importarla en otra y así
integrarla aunque no sea lo ideal.
Debemos primero detectar estas duplicidades de cargas de
información que hay ocasiones que no se detectan tan fácil. A todos nos ha
pasado que repentinamente nos enteramos de un Excel que gestiona una persona y
que le genera un trabajo que se podría ahorrar porque esa información que él
explota ya está en nuestras aplicaciones de gestión. No estamos hablando de
casos aislados porque muchas veces se producen trincheras en las organizaciones
de personas que acorazan su trabajo para que nadie pueda acceder a él y así se
sienten más seguros. Obviamente hoy en día esto es un error que la dirección
debe detectar y corregir. Nunca debemos pensar de manera individual cuando
estamos en una empresa, el objetivo siempre debe ser global y todos debemos de
tirar del mismo carro para conseguir nuestras metas que son comunes.
Yo recuerdo mis primeros trabajos en la década de los 90 que
siempre se trataban de desarrollos a medida para departamentos, pequeñas
empresas o secciones de nuestra organización. Mis primeros trabajos fueron desarrollar
aplicaciones para gestión de la producción en un taller de estructuras,
contabilidad, nóminas, gestión de un almacén, etc. etc. Todos ellos ni qué
decir tiene que daban solución a un problema concreto de esa empresa o
departamento pero no pensaban en ningún momento en integrar su información con
otras aplicaciones de nuestra organización. Esta visión cambió radicalmente en
la década pasada con la irrupción de los sistemas integrales de gestión (ERP, CRM, etc.). Ahí ya vimos todos claro que la idea de meter
la información siempre una sola vez y que alimentara a todos los ámbitos de la
organización era buena. Pero también es cierto que hubo y hay muchos fracasos
en estas implantaciones. Muchas veces los estándares no cubren las necesidades
reales de cada organización que tienen un sistema de gestión interno muy particular
que no es fácil de adaptar a un estándar por muy flexible que nos vendan que es.
Todos nos venden una flexibilidad que permite adaptarse al cliente pero no
siempre lo pueden cumplir y los proyectos de implantación acaban en éxito. La
clave es que nunca hay que pensar en adaptarse a un producto, los productos si
son buenos tienen que ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a nuestra
casuística particular.
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| Sistema de Gestión con todas nuestros departamentos o secciones unidos |
Con la impresionante evolución que están sufriendo las TIC´S
en los últimos años tenemos que pensar siempre en que los cambios van a seguir
siendo continuos y nos tendremos que adaptar. Hoy en día muchas empresas tienen
adaptada toda su cadena de valor para que esté toda la información integrada y
funcionan de maravilla. Pero por poner un ejemplo de evolución es probable que
la evolución de las redes sociales y del ecommerce les esté haciendo
replantearse cosas y pensar que necesitan una evolución en sus sistemas de
gestión para adaptarse a los nuevos tiempos.
Es seguro que hace 5-10 años ésta cuestión ni se la
plantearon. Estas empresas ya se están dando cuenta que necesitan una evolución
en sus sistemas de gestión para adaptarse a los cambios. Seguro que muchos se
están planteando integrar la imagen en Social Media de la empresa con sus
aplicaciones, es probable que mi centro de atención al cliente utilice las
redes sociales cuando antes no lo hacían. Si me estoy planteando facilitar a
mis clientes comprar directamente por nuestra web en un proceso de compra ágil
y sencillo es muy probable que necesite utilizar información de mis sistema de
gestión en esta nueva vía de ecommerce (Por ejemplo acceder al stock de
nuestros productos, tiempos para disponibilidad de productos sin stock, incluso acceso a un configurador que utilizamos en nuestro departamento de diseño para
realizar nuestros productos y así poder ellos mismo personalizar sus propios productos vía web, etc.).
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| Sinergias, alianzas y abiertos a todo lo que mejore nuestro modelo de negocio. |
También pasa muchas veces que nos damos cuenta que abrir parte
de nuestro sistema a nuestros acreedores habituales puede agilizar nuestra
relación con ellos. En caso de que este u otro similar sea nuestro caso resulta
obvio que vamos a tener nuevos agentes y nuevas aplicaciones que van a
interactuar con nuestras aplicaciones. Otro ejemplo es que es posible que
nuestros sistemas no estén preparados para acceder a los mismos en movilidad
(Móvil, tablet, etc.). Algo que hace pocos años no nos planteábamos hoy en día
lo damos como imprescindible en muchos casos.
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| Nuestros sistemas de gestión no pueden obviar Social Media y los dispositivos móviles |
En resumen, pensemos siempre en sistemas de gestión globales
que permitan interactuar y retroalimentarse a todas nuestras aplicaciones de
gestión que afectan al día a día de nuestras empresas. E incluso más, intentemos
que sean lo suficientemente abiertos para futuras modificaciones e
integraciones con nuevas herramientas que seguro que en el futuro se integrarán
en nuestros sistemas de gestión.
Asier
Oñativia
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